Empezad por el número, no por las funcionalidades
Antes de mirar ninguna herramienta, escribid dos números: a cuántas personas hay que llegar y cuántas de ellas no tienen correo de empresa. Ese segundo número decide la mitad de la compra.
Si es pequeño, tenéis un problema de intranet y hay veinte productos que lo resuelven, muchos incluidos en lo que ya pagáis. Si es grande —y en industria, retail, logística, limpieza o residencias suele serlo—, tenéis un problema de canal, y la mayoría de esos veinte productos no os van a servir por muy completa que sea su lista de funciones.
Las nueve preguntas para cada proveedor
01
¿Cómo se dan de alta las personas sin correo corporativo?
Buscad una respuesta concreta: códigos, enlaces, importación de fichero. Y preguntad quién hace ese trabajo y cuánto tarda con vuestra plantilla real.
02
¿Hace falta instalar una aplicación?
Si la respuesta es que sí y no hay alternativa por navegador, calculad que vais a perder gente en el primer paso. Preguntad qué pasa con los móviles antiguos.
03
¿Qué medís exactamente, y con qué grano?
Pedid ver la pantalla de analítica con datos, no una diapositiva. Y preguntad si el dato es agregado o nominal, porque esa respuesta os la va a pedir el comité.
04
¿Dónde están los datos y quién los trata?
País de los servidores, transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, subencargados, contrato de encargo del artículo 28. Por escrito.
05
¿Cuánto cuesta de verdad con nuestra plantilla?
Con todos los módulos que os han enseñado en la demostración activados. La cifra que importa es la anual completa, no la cuota por persona.
06
¿Qué pasa el día que nos vayamos?
Cuánto tiempo de acceso hay, cómo se recupera la información, en qué formato y cuánto se tarda en borrarlo todo después.
07
¿Quién lo monta y quién lo mantiene vivo?
Si el proveedor incluye acompañamiento y dinamización, o si eso lo hacéis vosotros. Las dos respuestas son válidas; lo que no vale es descubrirlo en el segundo mes.
08
¿Qué no hace vuestra herramienta?
La pregunta más útil de la lista. Un proveedor que no sepa responderla, o que conteste que lo hace todo, os está diciendo algo importante sobre cómo será la relación.
09
¿Qué necesita de nuestro departamento de sistemas?
Preguntadlo delante de alguien de sistemas. Una integración con el directorio corporativo o con el sistema de personal puede ser un proyecto de meses.
Cómo se compara un precio de verdad
Comparar cuotas por persona no dice nada, porque cada proveedor mete cosas distintas dentro. Se compara el coste anual con vuestra plantilla y con la configuración que de verdad vais a usar.
| Concepto | Qué preguntar |
|---|---|
| Cuota base | Qué entra exactamente y si hay mínimo de licencias |
| Módulos | Cuáles de los que os han enseñado son de pago y cuánto suman con vuestra plantilla |
| Puesta en marcha | Si hay coste de implantación, formación o consultoría, y si es obligatorio |
| Permanencia | Duración mínima, preaviso de baja y revisión anual de precio |
| Ciclo de pago | Si pagar el año por adelantado sale más barato, y qué pasa si activáis o quitáis algo a mitad de ese año |
| Crecimiento | Qué pasa si la plantilla sube un 20 % en temporada alta |
| Coste interno | Las horas de la persona que va a publicar cada semana. Es real y no aparece en ningún presupuesto |
En este mercado hay dos formas de vender: tarifa pública y presupuesto a medida. Si un proveedor no publica precio, pedidlo por escrito con vuestro número de empleados antes de la segunda reunión. El precio que aparece al final del proceso siempre es peor que el que aparece al principio.
El piloto que decide de verdad
Una demostración enseña el producto del proveedor. Un piloto enseña vuestra empresa. Montadlo así, y en un solo centro.
01
Un centro real, con su turno de noche
No la central. El piloto tiene que hacerse donde está el problema, porque es donde va a fallar el reparto de altas.
02
Dos semanas y dos comunicados de verdad
El cuadrante y algo que la plantilla quiera leer. Nada de mensajes de prueba.
03
Un número al final
Qué porcentaje de ese centro se ha dado de alta y qué porcentaje ha visto los comunicados. Ese par de números es la evaluación entera.
04
Una pregunta a cinco personas del turno de noche
Si les ha llegado y si volverían a entrar. Cinco conversaciones de dos minutos valen más que la encuesta de satisfacción del proveedor.
Y comparad piloto contra piloto si estáis entre dos herramientas. Comparar un piloto contra una demostración siempre lo gana la demostración, porque en la demostración no hay nadie que no se dé de alta.
Banderas rojas
- La demostración va con datos inventados y no os dejan crear una cuenta de prueba con los vuestros.
- «Todo es configurable». Suele significar que nada está resuelto de serie y que la configuración la vais a hacer vosotros.
- No hay precio público ni presupuesto por escrito hasta la tercera reunión.
- Presión para firmar a tres años con un descuento que caduca el viernes.
- No saben decir qué no hace su herramienta.
- El caso de éxito que os enseñan es de una empresa de oficina, cuando vuestro problema es de planta.
- La analítica que enseñan mide impresiones y «me gusta» en lugar de personas alcanzadas.
- Nadie del proveedor pregunta cuántas personas de vuestra plantilla no tienen correo. Si no lo preguntan, no es su problema y va a ser el vuestro.
Lo que hay que llevar a la reunión interna
Cuando la decisión sube a dirección, la comparativa de funcionalidades no convence a nadie: todas las herramientas tienen muro, encuestas y documentos. Lo que decide son otras cuatro cosas.
- El coste anual total, con módulos, para vuestra plantilla real.
- El resultado del piloto: porcentaje de altas y de alcance en un centro concreto.
- La respuesta a la pregunta del comité de empresa, ya preparada y por escrito.
- Qué pasa con los datos al terminar el contrato.