Plan de acogida en planta: qué tiene que pasar la primera semana

Casi todos los malos primeros días vienen de aquí: la persona llega y nadie sabía que llegaba. Es un problema de coordinación entre quien contrata y quien recibe, y se arregla con una lista.

• Quién le recibe, con nombre, y qué pasa si ese día está de baja. Siempre hay un suplente.
• Taquilla asignada, ropa de trabajo de su talla y equipo de protección individual del puesto.
• El puesto y el turno concretos de la primera semana, no «ya se verá».
• El alta en el canal de comunicación interna, o el código con el que se va a dar de alta él mismo el primer día.
• Avisado el equipo con el que va a trabajar. Aunque solo sea una frase en el relevo del día anterior.
• La documentación que hay que entregarle y firmarle, preparada y con la versión vigente.

El primer día no es para contar la historia de la empresa. Es para que la persona pueda funcionar sola mañana. La historia de la empresa se cuenta la segunda semana, cuando ya se puede escuchar.

1. 01

   El recorrido físico

   Vestuarios, comedor, botiquín, salidas de emergencia, dónde se ficha, dónde está su puesto y dónde está su encargado. Media hora andando vale más que cualquier presentación.

2. 02

   La formación de prevención de su puesto

   Riesgos concretos de lo que va a hacer, equipos de protección y qué se hace si pasa algo. Es obligación legal y además es lo único de la jornada que puede evitar un accidente esa misma semana.

3. 03

   Las cuatro personas que tiene que conocer

   Su encargado, su referente, quien lleva las nóminas y quién es el delegado de prevención o el representante de su centro. Con nombre y con cara, no con un organigrama.

4. 04

   La entrega de documentación

   Lo que hay que firmar se firma el primer día, no cuando alguien se acuerde. Y queda registrado con la versión de cada documento.

5. 05

   El canal de comunicación interna

   Que entre delante de vosotros y compruebe que funciona en su móvil. Un alta que se queda pendiente el primer día no se hace nunca.

Preguntad a cualquiera que lleve dos meses en un centro qué le habría gustado saber el primer día. Salen siempre las mismas tres, y ninguna está en el manual de acogida.

1. 01

   Cómo se pide un cambio de turno

   A quién se le dice, con cuánta antelación y si hace falta encontrar sustituto uno mismo. Es la primera gestión que va a necesitar hacer y la que más malentendidos genera.

2. 02

   A quién se avisa si no se puede ir

   Un teléfono concreto, a partir de qué hora y qué pasa con el parte médico. Esto se explica el primer día o se aprende el día que hace falta, mal y con un disgusto.

3. 03

   Cómo se entiende la nómina

   Pluses de turno, de nocturnidad, de festivos y cómo se reflejan. Una explicación de cinco minutos ahorra tres visitas a administración y un montón de desconfianza.

Poned las tres por escrito en un sitio al que la persona pueda volver sola. Explicadas de viva voz el primer día se olvidan, porque el primer día no se retiene casi nada.

La figura que más cambia la acogida en un centro de producción no es recursos humanos: es la persona del propio turno a la que se le asigna acompañar. En muchos convenios y empresas se le llama padrino, tutor o referente. El nombre da igual; lo que importa es que exista y que sepa que lo es.

• Que se le pida por adelantado y que pueda decir que no. Un referente obligado no acompaña, tolera.
• Que tenga tiempo real: no se puede tutelar a alguien y cumplir el mismo objetivo de producción de siempre.
• Que sea del mismo turno. Un referente del turno de mañana no sirve de nada a quien entra de noche.
• Que dure un mes, no una tarde. La mayoría de las dudas aparecen en la segunda y la tercera semana.
• Que alguien le pregunte al final de la semana qué tal ha ido. Es el mejor termómetro que vais a tener.

Y una cosa que no cuesta nada: presentad a la persona nueva en el canal de comunicación interna del centro, con su nombre, su puesto y su turno. Es la forma más barata de que veinte personas la reconozcan en el vestuario al día siguiente.

En hostelería, en retail y en residencias, mucha gente empieza precisamente cuando la oficina está cerrada. Si vuestro plan de acogida solo funciona de lunes a viernes por la mañana, no es un plan: es una excepción.

• Todo el material de acogida tiene que estar disponible sin que nadie lo abra: en el canal interno, accesible desde el móvil.
• La formación de prevención tiene que poder darla el responsable de ese turno, con el mismo contenido.
• Alguien de recursos humanos llama o escribe el primer día laborable siguiente. No a la semana.
• El código de alta al canal interno tiene que estar en la carpeta del centro, no en el correo de una persona de la central.

Al mes, una conversación de quince minutos y una pregunta escrita. No una encuesta de veinte preguntas: una.

«¿Qué te habría hecho falta saber la primera semana y no te contó nadie?». Las respuestas a esa pregunta, recogidas durante un año, son el mejor plan de acogida que vais a poder escribir, y sale gratis.

Si la recogéis por escrito y de forma anónima, tendréis además algo que sirve para otra cosa: detectar qué centro o qué turno tiene un problema de acogida antes de que se convierta en un problema de rotación.