Glosario de comunicación interna

Comunicación interna

La información que circula dentro de una empresa entre la dirección, los mandos y la plantilla. Incluye lo obligatorio, lo operativo y lo que sostiene el ambiente. No es lo mismo que comunicación corporativa, que mira hacia fuera.

Plan de comunicación interna

El documento que dice a quién hay que llegar, con qué, por qué canal y quién lo hace cada semana. Si no tiene responsables con nombre y un calendario, es una declaración de intenciones.

Comunicación descendente

La que va de la dirección a la plantilla: comunicados, políticas, resultados. Es la que casi todas las empresas tienen resuelta a medias.

Comunicación ascendente

La que va de la plantilla hacia arriba: encuestas, buzones, reuniones de turno. Es la que casi ninguna tiene resuelta, y la que más se cita en los planes.

Comunicación horizontal

La que ocurre entre compañeros y entre departamentos, sin pasar por la jerarquía. En una empresa con varios centros suele ser inexistente, y es de donde salen la mitad de los errores de coordinación.

Cascada

Método por el que un mensaje baja por la línea jerárquica: dirección a mandos, mandos a equipos. Fiable para lo matizado, poco fiable para lo urgente y nada fiable a partir del tercer escalón.

Calendario editorial

La tabla con qué se publica, cuándo, quién lo escribe y a quién va. Es la pieza que convierte un plan en trabajo semanal.

Segmentación

Enviar cada cosa solo a quien le afecta: un centro, un departamento, un turno. Sin segmentación, la gente aprende a ignorar el canal.

Endomarketing

Aplicar técnicas de marketing a la plantilla, tratándola como público interno. Término legítimo, pero conviene desconfiar cuando se usa para llamar campaña a lo que es simplemente informar bien.

Embajadores o corresponsales

Personas de cada centro que aportan contenido y ayudan a que el canal se use. En una planta suele ser el encargado, porque es quien tiene las noticias y las fotos.

Comunicación de crisis

El conjunto de decisiones sobre qué se dice, en qué orden y cuándo, cuando la noticia es mala. Se prepara antes, no el día del anuncio.

Canal oficial

Aquel en el que la empresa se compromete a publicar lo importante. Tiene que ser uno solo por tipo de mensaje, o deja de ser oficial.

Canal informal

El grupo de mensajería, el vestuario, el café. No se puede eliminar y tampoco conviene: lo que hay que sacar de ahí es lo que afecta a la jornada, la seguridad o el salario.

Intranet

Sitio web interno de la empresa. Históricamente pensado para quien tiene ordenador; de ahí que en empresas con plantilla de planta se quede en una herramienta de oficinas.

Tablón digital

El equivalente al tablón de corcho, pero en el móvil y segmentado. La diferencia importante no es el formato: es que se puede saber cuánta gente lo ha visto.

Muro o feed

La lista de publicaciones ordenadas por fecha que se ve al entrar. Formato heredado de las redes sociales, que es justo lo que hace que no haya que explicárselo a nadie.

Comunidad o espacio

Un subcanal por centro, departamento o proyecto, con sus propios miembros y permisos. Es lo que evita que la plantilla de Sevilla reciba los avisos de Bilbao.

Publicación fijada

La que se queda arriba del muro hasta que deja de ser relevante. Sirve para lo que tiene que estar visible durante semanas: el cuadrante, un protocolo, unas fechas.

Boletín interno

Resumen periódico, normalmente por correo. Funciona en oficinas y no funciona con plantilla sin correo, que es exactamente el problema que trae a la gente a buscar alternativas.

Red social corporativa

Herramienta interna con perfiles, publicaciones y comentarios. La categoría a la que pertenecía Workplace de Meta, cuyo cierre ha empujado a muchas empresas a buscar sustituto.

Quiosco o pantalla de planta

Pantalla táctil instalada en un vestuario o zona común para quien no puede usar el móvil en su puesto. Algunos proveedores lo venden y otros no; conviene preguntarlo porque cambia el presupuesto.

Buzón de sugerencias

Canal para propuestas de la plantilla. Solo funciona si alguien responde en público: un buzón sin respuestas deja de recibir propuestas en dos meses.

Alcance

Cuántas personas distintas han visto un contenido. No confundir con impresiones, que cuenta veces que se mostró.

Cobertura

El alcance expresado como porcentaje del grupo al que iba dirigido. Es el indicador que de verdad responde a «¿se ha enterado la gente?».

Impresiones

Número de veces que un contenido apareció en una pantalla. Una persona que entra cuarenta veces genera cuarenta impresiones y una sola persona alcanzada.

Participación

Proporción de gente que hace algo: comentar, reaccionar, responder una encuesta. Útil como termómetro, malo como objetivo: se puede subir con concursos sin que mejore nada.

Dato agregado

El que habla de un grupo: «el 61 % de la planta de Burgos». Es el grano correcto para gestionar la comunicación interna.

Dato nominal

El que identifica a una persona concreta. Solo se justifica donde hace falta la prueba, como el acuse de recibo de un protocolo.

eNPS

Indicador que resume, en una escala, cuánta gente recomendaría su empresa como sitio para trabajar. Sirve para comparar la misma empresa consigo misma a lo largo del tiempo; comparar el propio con el de otra compañía no dice gran cosa.

Encuesta de pulso

Encuesta muy corta y frecuente, de tres a cinco preguntas, para seguir la evolución de algo. Es la alternativa práctica a la encuesta anual de sesenta preguntas que nadie termina.

Encuesta de clima

La que mide cómo se percibe trabajar en la empresa. Solo sirve si el anonimato es real, y el anonimato real cuesta perder el desglose de los grupos pequeños.

Anonimato real

Que ni un administrador con acceso a la base de datos pueda reconstruir quién respondió qué. Se comprueba preguntando si la respuesta guarda marca de tiempo y si esa marca se puede cruzar con los registros de sesión.

Los términos que aparecen en la reunión con la representación de los trabajadores o con el departamento jurídico. Se explican con lo que dicen las normas, no con lo que nos convenga que digan: la interpretación para vuestro caso es de vuestra asesoría laboral y de vuestro delegado de protección de datos.

Comité de empresa

El órgano de representación colectiva de la plantilla en centros a partir de cierto tamaño. El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores recoge sus derechos de información y consulta, incluido el informe previo sobre la implantación de sistemas de organización y control del trabajo.

Delegado de personal

La figura de representación en los centros más pequeños, con funciones equivalentes a las del comité.

Delegado de prevención

Representante de la plantilla con funciones específicas en materia de prevención de riesgos laborales, según la Ley 31/1995.

Convenio colectivo

El acuerdo que regula las condiciones de trabajo en un sector o en una empresa. Es el sitio donde miran vuestras dudas sobre jornada, turnos, pluses o desconexión antes que en ninguna guía.

Periodo de consultas

La fase de negociación con la representación legal que exigen determinados procedimientos, como el despido colectivo del artículo 51 del Estatuto de los Trabajadores o las modificaciones sustanciales colectivas del artículo 41.

ERE

Expediente de regulación de empleo. Nombre común del procedimiento de despido colectivo regulado en el artículo 51 del Estatuto de los Trabajadores.

ERTE

Expediente de regulación temporal de empleo: suspensión de contratos o reducción de jornada por causas objetivas, regulado en el artículo 47 del Estatuto de los Trabajadores.

Modificación sustancial de condiciones de trabajo

Cambios en jornada, horario, turnos, sistema de remuneración o funciones, regulados en el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores, con obligación de notificación previa.

Desconexión digital

El derecho recogido en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores y en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, cuyas modalidades de ejercicio se remiten a la negociación colectiva o a una política interna elaborada previa audiencia de la representación de las personas trabajadoras.

Acuse de recibo

La constancia de que un documento se puso a disposición de una persona concreta y esa persona lo confirmó, con fecha y hora. Acredita la entrega; no acredita ni la lectura ni la comprensión.

Responsable del tratamiento

Quien decide para qué y cómo se tratan unos datos personales. En una herramienta de comunicación interna, la empresa cliente.

Encargado del tratamiento

Quien trata los datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones, con el contrato del artículo 28 del RGPD. En este mercado, el proveedor de la herramienta.

Delegado de protección de datos

La figura del RGPD encargada de informar, asesorar y supervisar el cumplimiento en materia de protección de datos dentro de una organización.

Evaluación de impacto

El análisis previo que exige el artículo 35 del RGPD cuando un tratamiento puede entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Minimización de datos

Principio del artículo 5 del RGPD: los datos han de ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad. Es el argumento que sostiene medir en agregado en vez de en nominal.

Canal interno de información

El sistema interno de denuncias que regula la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas. Es un canal con requisitos propios y no se sustituye por un buzón de sugerencias.

Plantilla sin escritorio (deskless)

Las personas que trabajan sin un puesto con ordenador: planta, tienda, almacén, obra, hospital, residencia, limpieza. Es el grupo al que la comunicación interna clásica no llega.

Código de invitación

Código que una persona introduce para darse de alta ella misma, y que puede llevar dentro su centro, departamento y rol. Es la alternativa práctica cuando no hay directorio corporativo del que tirar.

SSO (inicio de sesión único)

Entrar en la herramienta con las credenciales corporativas, mediante protocolos como SAML u OpenID Connect. Muy útil para la parte de oficina, irrelevante para quien no tiene cuenta corporativa.

SCIM

Estándar de aprovisionamiento automático de usuarios: las altas y bajas del directorio corporativo se reflejan solas en la herramienta.

Autoalojado

Que el proveedor presta el servicio desde servidores propios en lugar de sobre infraestructura de terceros. Importa sobre todo por dónde acaban los datos y quién puede acceder a ellos.

On-premise

Instalar el programa en los servidores del propio cliente. Es distinto de autoalojado y bastante raro en este mercado.

Aplicación web progresiva

Una web que se comporta como aplicación y se abre desde el navegador del móvil sin pasar por una tienda de aplicaciones. Reduce mucho la fricción del alta en plantilla de planta.

Notificación push

El aviso que salta en la pantalla del móvil aunque la aplicación esté cerrada. Sube la inmediatez y es justo lo que hay que mirar con lupa cuando se habla de jornada y descanso.

Moderación y cola de revisión

El circuito por el que una publicación de alguien sin permiso directo pasa por aprobación antes de salir. Es lo que permite abrir la publicación a los centros sin perder el control.

Registro de auditoría

El histórico de acciones sensibles —altas, bajas, cambios de rol, aprobaciones, borrados— con fecha y autor. Es lo primero que pide un departamento de sistemas en un cuestionario de seguridad.