Una federación y treinta casas: cómo se ordena el canal

En una empresa, quien escribe y quien lee están dentro de la misma casa. En una federación, en un colegio con demarcaciones, en una cadena de franquicia o en un grupo con entidades participadas, no: entre la sede y la persona que tiene que enterarse hay otra organización, con su gerencia, su criterio y su lunes complicado.

Esa persona del medio no es un mal profesional. Es alguien que recibe veinte correos de la federación al mes, que tiene que decidir cuáles interesan a su casa, y que reenvía cuando puede. El mensaje llega tarde, llega resumido, o llega con un matiz que no estaba. Y ninguno de los tres casos se puede detectar desde la sede.

• Se pierde en la bandeja de quien lo recibe, que está de vacaciones y no avisó a nadie.
• Se pierde al traducirlo: el gerente lo resume en dos líneas y quita justo la que tenía el plazo.
• Se pierde al bajarlo: se reenvía a los cuatro de la junta y no a los veinte que trabajan allí.
• Se pierde en el tiempo: sale de la sede el martes y llega a la gente el viernes, cuando el plazo era el jueves.

Casi todas las federaciones tienen un solo canal —el correo a las gerencias— y por él mandan las tres cosas. Por eso la gerencia acaba filtrando: no puede distinguir lo que le toca decidir a ella de lo que solo tenía que reenviar.

La fila que casi nunca existe es la segunda, y es la que resuelve el problema del principio: la sede puede hablarle a la gente sin pedirle permiso a nadie. No sustituye a la primera —lo que la gerencia tiene que decidir se le sigue diciendo a la gerencia— sino que la descarga de lo que solo tenía que reenviar.

Y la tercera es la que decide si esto vive o se apaga. Un canal donde solo habla la sede se lee tres semanas. Lo que hace que la gente entre todos los días es lo de su casa, no lo de la federación.

Esta es la conversación que hay que tener antes de montar nada, y la que nadie tiene. Las entidades de una federación no son sucursales: compiten entre ellas por la misma subvención, por los mismos anunciantes o por los mismos socios, y son celosas de su gente con toda la razón del mundo.

Si la primera pantalla que ve una entidad es una lista con los socios de las otras veintinueve, no vuelve a entrar y además tiene un problema de protección de datos que os ha creado la sede. Así que el pacto se escribe antes, en media página, y se firma en una junta.

• Si la lista de personas de una entidad la ven las demás. La respuesta razonable es que no.
• Si la sede ve la lista de todas. La respuesta honesta es que sí, porque la sede administra y paga; conviene decirlo en voz alta y no que se descubra.
• Si lo que publica una entidad para su gente lo ve la sede. Aquí no valen medias tintas: o se dice que sí y se asume, o se busca otro montaje.
• Quién puede escribir en nombre de la federación, con nombres y apellidos, y quién no.
• Qué pasa con el contenido de una entidad el día que se va de la federación.

Lo que hace que una entidad esté viva en el canal no es que tenga cuenta: es que alguien de allí publique. Y ese alguien tiene que existir antes de empezar, no buscarse después.

1. 01

   Pedidlo por escrito a cada entidad, con un plazo

   Un nombre y un suplente por casa, en un correo a la gerencia con fecha. Las entidades que no contesten en dos semanas son exactamente las que se van a quedar apagadas, y es mejor saberlo antes de abrir que después.

2. 02

   Que no sea siempre la gerencia

   La gerencia es quien menos tiempo tiene y quien más filtra. Suele funcionar mejor quien lleva el día a día: la técnica de programación, la coordinadora del local, la persona de administración que conoce a todo el mundo.

3. 03

   Dadle mando solo en su casa

   Que pueda dar de alta a su gente, publicar para ella y ordenarla, y que no vea ni gestione a la de las demás. Es lo que hace que la entidad se lo tome como suyo en vez de como una obligación de la sede.

4. 04

   Reunidlos una vez, media hora, todos juntos

   Una sola sesión con las treinta personas, enseñando lo que van a hacer y no la herramienta entera. Y grabadla: la mitad no va a poder ir, y la que no va es la que luego no publica.

5. 05

   Poned una fecha para revisar quién publica

   A los dos meses, mirad entidad por entidad quién ha publicado algo. Con la lista delante, dos llamadas arreglan lo que seis correos generales no arreglan.

Preguntad en la sede cuántas personas hay en total en las entidades. La respuesta va a ser una hoja de cálculo de hace ocho meses, y no es culpa de nadie: las altas y las bajas pasan en cada casa, no en la sede, y no hay forma de que la sede se entere salvo que alguien se lo cuente.

La solución no es pedir el censo cada trimestre —eso ya se ha intentado y se contesta tarde y mal—, sino dejar de mantenerlo en la sede. Si cada casa da de alta a su gente cuando entra, el censo es un efecto secundario de que la herramienta se use.

• El alta la hace la entidad, no la sede. Un código pegado en el tablón de la casa, y cada persona entra con su móvil.
• La baja también: quien conoce a quien se ha ido es quien está allí.
• La sede no persigue el dato, lo mira. Y si una entidad lleva un año sin mover a nadie, eso también es información.
• Si la sede paga, reparte plazas: cada casa tiene las suyas y pide más si las necesita. Es la forma más simple de que el gasto no se dispare sin que nadie lo decida.

Parece un detalle de forma y decide adopciones. Una herramienta que en la primera pantalla llama «empleados» a los socios de una entidad y «centro de trabajo» a Ràdio Olot está diciendo sola que está pensada para otros, y quien la abre lo nota en cuatro segundos.

• Las casas: emisoras, delegaciones, demarcaciones, sedes, locales o clubes. Nunca «centros de trabajo», que además puede ser falso.
• La gente: socios, miembros, colegiados, profesionales, voluntarios o colaboradores. «Empleado» solo para quien cobra de vosotros.
• Los grupos transversales: comisiones, secciones o grupos de trabajo, no «departamentos».
• Lo que manda la sede: circular, comunicado o aviso, con la palabra que ya usáis en vuestras actas y no una nueva.

Escribid las cuatro palabras en una línea antes de empezar y usadlas en todo: en el cartel del alta, en la sesión con los responsables y en la propia herramienta si se puede cambiar. El coste es cero y ahorra la mitad de las preguntas del primer mes.

Una federación mide distinto que una empresa, y conviene tenerlo claro antes de enseñar el primer panel en una junta. Aquí no se está evaluando a un trabajador: se está viendo si el canal llega, y la diferencia tiene que notarse en lo que se mira y en cómo se cuenta.

• Mirad por grupos, no por persona. «Este grupo la ha abierto al 30 %» es un dato del canal; «Fulano no la ha abierto» es otra cosa y no hace falta para nada. Y decidid pronto cuál es el grupo que os importa —la casa, la comisión, la provincia—, porque de eso depende cómo montéis la estructura desde el principio.
• Mirad quién publica, no cuánto. Una casa que publica una cosa a la semana está viva; una que publica quince en marzo y nada en abril, no.
• Comparad cada entidad consigo misma, no con las demás. Un ranking de casas en una junta hace que las tres últimas se desenganchen.
• Y decid de antemano qué se mira y quién lo ve. Un panel que aparece sin avisar en una junta se lee como vigilancia aunque no lo sea.