Fangen Sie mit der Zahl an, nicht mit den Funktionen
Bevor Sie sich ein Werkzeug ansehen, schreiben Sie zwei Zahlen auf: Wie viele Personen müssen erreicht werden, und wie viele davon haben keine Firmen-E-Mail. Die zweite Zahl entscheidet die Hälfte des Einkaufs.
Ist sie klein, haben Sie ein Intranet-Problem, und es gibt zwanzig Produkte, die es lösen, viele davon in dem enthalten, was Sie ohnehin schon zahlen. Ist sie groß — und in Industrie, Einzelhandel, Logistik, Gebäudereinigung oder Pflege ist sie das meistens —, haben Sie ein Kanalproblem, und die meisten dieser zwanzig Produkte werden Ihnen nichts nützen, so vollständig ihre Funktionsliste auch ist.
Die neun Fragen an jeden Anbieter
01
Wie werden Personen ohne Firmen-E-Mail angelegt?
Suchen Sie eine konkrete Antwort: Codes, Links, Dateiimport. Und fragen Sie, wer diese Arbeit macht und wie lange sie mit Ihrer echten Belegschaft dauert.
02
Muss eine App installiert werden?
Wenn die Antwort Ja lautet und es keine Alternative über den Browser gibt, rechnen Sie damit, im ersten Schritt Leute zu verlieren. Fragen Sie, was mit älteren Handys passiert.
03
Was messen Sie genau, und in welcher Körnung?
Lassen Sie sich den Auswertungsbildschirm mit Daten zeigen, keine Folie. Und fragen Sie, ob die Zahl aggregiert oder namentlich ist, denn diese Antwort wird der Betriebsrat von Ihnen verlangen.
04
Wo liegen die Daten und wer verarbeitet sie?
Land der Server, Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, weitere Auftragsverarbeiter, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Schriftlich, denn genau das landet am Ende in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
05
Was kostet es wirklich mit unserer Belegschaft?
Mit allen Modulen aktiviert, die Ihnen in der Vorführung gezeigt wurden. Die Zahl, auf die es ankommt, ist die vollständige Jahreszahl, nicht der Preis pro Person.
06
Was passiert an dem Tag, an dem wir gehen?
Wie lange es noch Zugang gibt, wie die Informationen herauskommen, in welchem Format, und wie lange es dauert, bis danach alles gelöscht ist.
07
Wer richtet es ein und wer hält es am Leben?
Ob der Anbieter Begleitung und Belebung mitliefert oder ob Sie das selbst machen. Beide Antworten sind in Ordnung; nicht in Ordnung ist, es im zweiten Monat herauszufinden.
08
Was kann Ihr Werkzeug nicht?
Die nützlichste Frage der Liste. Ein Anbieter, der sie nicht beantworten kann oder der sagt, es könne alles, sagt Ihnen etwas Wichtiges darüber, wie diese Zusammenarbeit laufen wird.
09
Was braucht es von unserer IT?
Stellen Sie diese Frage vor jemandem aus der IT. Eine Anbindung an das Firmenverzeichnis oder an das Personalsystem kann ein Projekt über Monate sein.
Wie man einen Preis wirklich vergleicht
Preise pro Person zu vergleichen sagt nichts, denn jeder Anbieter packt etwas anderes hinein. Verglichen werden die Jahreskosten mit Ihrer Belegschaft und mit der Konfiguration, die Sie wirklich nutzen werden.
| Posten | Wonach zu fragen ist |
|---|---|
| Grundpreis | Was genau darin steckt und ob es eine Mindestzahl an Lizenzen gibt |
| Module | Welche der gezeigten kostenpflichtig sind und wie viel sie mit Ihrer Belegschaft zusammen ausmachen |
| Einrichtung | Ob es Kosten für Einführung, Schulung oder Beratung gibt, und ob sie verpflichtend sind |
| Laufzeit | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und jährliche Preisanpassung |
| Zahlungszyklus | Ob das Jahr im Voraus günstiger ist, und was passiert, wenn Sie mitten im Jahr etwas zu- oder abschalten |
| Wachstum | Was passiert, wenn die Belegschaft in der Hochsaison um 20 % steigt |
| Interne Kosten | Die Stunden der Person, die jede Woche postet — und die Wochen, die die Betriebsvereinbarung braucht. Beides ist real und steht in keinem Angebot |
In diesem Markt gibt es zwei Verkaufsarten: veröffentlichter Preis und Angebot auf Anfrage. Wenn ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, fordern Sie ihn schriftlich mit Ihrer Beschäftigtenzahl an, vor der zweiten Sitzung. Der Preis am Ende des Prozesses ist immer schlechter als der am Anfang.
Der Pilotbetrieb, der wirklich entscheidet
Eine Vorführung zeigt das Produkt des Anbieters. Ein Pilotbetrieb zeigt Ihr Unternehmen. Bauen Sie ihn so auf, und an einem einzigen Standort.
01
Ein echter Standort, mit seiner Nachtschicht
Nicht die Zentrale. Der Pilotbetrieb muss dort laufen, wo das Problem ist, denn dort wird die Verteilung der Zugänge scheitern.
02
Zwei Wochen und zwei echte Aushänge
Der Schichtplan und etwas, das die Belegschaft lesen will. Keine Testnachrichten.
03
Eine Zahl am Ende
Welcher Anteil dieses Standorts sich angemeldet hat und welcher Anteil die Aushänge gesehen hat. Dieses Zahlenpaar ist die ganze Bewertung.
04
Eine Frage an fünf Personen aus der Nachtschicht
Ob es bei ihnen angekommen ist und ob sie wieder hineinschauen würden. Fünf Gespräche von zwei Minuten sind mehr wert als die Zufriedenheitsumfrage des Anbieters.
Und vergleichen Sie Pilot gegen Pilot, wenn Sie zwischen zwei Werkzeugen stehen. Pilot gegen Vorführung gewinnt immer die Vorführung, denn in der Vorführung gibt es niemanden, der sich nicht anmeldet. Denken Sie daran, den Betriebsrat vorher einzubeziehen: Auch ein Pilotbetrieb mit echten Personen und echten Lesungen ist mitbestimmungspflichtig, und viele Projekte stolpern genau hier.
Warnzeichen
- Die Vorführung läuft mit erfundenen Daten, und man lässt Sie kein Testkonto mit Ihren eigenen anlegen.
- „Alles ist konfigurierbar.“ Das heißt meistens, dass nichts ab Werk gelöst ist und dass die Konfiguration Sie machen werden.
- Bis zur dritten Sitzung gibt es weder veröffentlichten Preis noch schriftliches Angebot.
- Druck, auf drei Jahre zu unterschreiben, mit einem Rabatt, der am Freitag ausläuft.
- Sie können nicht sagen, was ihr Werkzeug nicht kann.
- Das Referenzbeispiel, das Ihnen gezeigt wird, kommt aus einem Bürounternehmen, während Ihr Problem in der Halle liegt.
- Die gezeigte Auswertung misst Impressionen und Reaktionen statt erreichter Personen.
- Niemand vom Anbieter fragt, wie viele Personen Ihrer Belegschaft keine E-Mail haben. Wenn sie nicht fragen, ist es nicht ihr Problem, und es wird Ihres.
- Der Anbieter weiß nicht, was § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist, oder wischt die Frage mit „unsere Auswertung zeigt nur Prozentwerte“ weg. Das ist kein Detail: Wer in diesem Markt in Deutschland verkauft und die Mitbestimmung nicht kennt, hat hier noch nichts eingeführt.
Was in die interne Sitzung gehört
Wenn die Entscheidung zur Geschäftsführung hochgeht, überzeugt der Funktionsvergleich niemanden: Alle Werkzeuge haben eine Pinnwand, Umfragen und Dokumente. Entschieden wird über vier andere Dinge.
- Die vollständigen Jahreskosten, mit Modulen, für Ihre echte Belegschaft.
- Das Ergebnis des Pilotbetriebs: Anteil der Anmeldungen und Lesequote an einem konkreten Standort.
- Die Antwort für den Betriebsrat, fertig formuliert und schriftlich — im Idealfall mit dem Entwurf der Betriebsvereinbarung daneben, denn das ist der Punkt, an dem der Zeitplan hängt.
- Was mit den Daten passiert, wenn der Vertrag endet.