Einarbeitung im Werk: was in der ersten Woche passieren muss

Fast alle schlechten ersten Tage kommen von hier: Die Person kommt an, und niemand wusste, dass sie kommt. Das ist ein Abstimmungsproblem zwischen denen, die einstellen, und denen, die empfangen, und es lässt sich mit einer Liste lösen.

• Wer sie empfängt, mit Namen, und was passiert, wenn diese Person an dem Tag ausfällt. Es gibt immer eine Vertretung.
• Zugewiesener Spind, Arbeitskleidung in ihrer Größe und die persönliche Schutzausrüstung des Arbeitsplatzes.
• Der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Schicht der ersten Woche, nicht „das sehen wir dann“.
• Der Zugang zum Kanal der internen Kommunikation, oder der Code, mit dem sie sich am ersten Tag selbst anlegt.
• Das Team, mit dem sie arbeiten wird, ist informiert. Und sei es nur ein Satz bei der Übergabe am Vortag.
• Die Unterlagen, die ausgehändigt und bestätigt werden müssen, vorbereitet und in der gültigen Fassung.

Der erste Tag ist nicht dafür da, die Geschichte des Unternehmens zu erzählen. Er ist dafür da, dass die Person morgen allein zurechtkommt. Die Geschichte des Unternehmens erzählt man in der zweiten Woche, wenn man sie hören kann.

1. 01

   Der Rundgang

   Umkleide, Kantine, Erste-Hilfe-Kasten, Notausgänge, wo gestempelt wird, wo ihr Arbeitsplatz ist und wo ihre Schichtführung. Eine halbe Stunde zu Fuß ist mehr wert als jede Präsentation.

2. 02

   Die Unterweisung für ihren Arbeitsplatz

   Die konkreten Gefährdungen dessen, was sie tun wird, die Schutzausrüstung und was zu tun ist, wenn etwas passiert. Das ist gesetzliche Pflicht und außerdem das Einzige an diesem Tag, das noch in derselben Woche einen Unfall verhindern kann.

3. 03

   Die vier Personen, die sie kennen muss

   Ihre Schichtführung, ihre Patin oder ihr Pate, wer die Lohnabrechnung macht, und die Sicherheitsbeauftragte oder das Betriebsratsmitglied ihres Standorts. Mit Namen und Gesicht, nicht mit einem Organigramm.

4. 04

   Die Übergabe der Unterlagen

   Was bestätigt werden muss, wird am ersten Tag bestätigt und nicht, wenn jemand daran denkt. Und es wird mit der Fassung jedes Dokuments festgehalten.

5. 05

   Der Kanal der internen Kommunikation

   Sie soll sich vor Ihren Augen anmelden und prüfen, dass es auf ihrem Handy läuft. Ein Zugang, der am ersten Tag offenbleibt, wird nie angelegt.

Fragen Sie irgendjemanden, der zwei Monate an einem Standort ist, was er am ersten Tag gerne gewusst hätte. Es kommen immer dieselben drei, und keines davon steht in der Einarbeitungsmappe.

1. 01

   Wie man einen Schichttausch beantragt

   Wem man es sagt, mit wie viel Vorlauf und ob man selbst Ersatz finden muss. Das ist der erste Vorgang, den die Person brauchen wird, und der mit den meisten Missverständnissen.

2. 02

   Wen man anruft, wenn man nicht kommen kann

   Eine konkrete Nummer, ab welcher Uhrzeit und was mit der Krankmeldung ist. Das erklärt man am ersten Tag, oder es wird an dem Tag gelernt, an dem es gebraucht wird — schlecht und mit Ärger.

3. 03

   Wie man die Lohnabrechnung liest

   Schichtzulage, Nachtzuschlag, Feiertagszuschlag und wo das steht. Eine Erklärung von fünf Minuten spart drei Wege in die Personalabteilung und eine Menge Misstrauen.

Schreiben Sie diese drei an einer Stelle auf, zu der die Person allein zurückkehren kann. Am ersten Tag mündlich erklärt, sind sie vergessen, denn am ersten Tag bleibt fast nichts hängen.

Was die Einarbeitung in einem Produktionsbetrieb am stärksten verändert, ist nicht die Personalabteilung: Es ist die Person aus derselben Schicht, die zum Begleiten eingeteilt wird. In manchen Betrieben heißt sie Patin, in anderen Mentor oder Buddy. Der Name ist egal; wichtig ist, dass es sie gibt und dass sie weiß, dass sie es ist.

• Fragen Sie vorher, und lassen Sie ein Nein zu. Eine erzwungene Patenschaft begleitet nicht, sie erträgt.
• Geben Sie echte Zeit dafür: Man kann nicht jemanden anlernen und dieselbe Stückzahl fahren wie sonst.
• Aus derselben Schicht. Eine Patin aus der Frühschicht nützt niemandem, der nachts antritt.
• Für einen Monat, nicht für einen Nachmittag. Die meisten Fragen kommen in der zweiten und dritten Woche.
• Am Ende der Woche fragt jemand die Patin, wie es gelaufen ist. Das ist das beste Thermometer, das Sie bekommen werden.

Und eine Sache, die nichts kostet: Stellen Sie die neue Person im internen Kanal des Standorts vor, mit Name, Arbeitsplatz und Schicht. Das ist die billigste Art, dafür zu sorgen, dass zwanzig Leute sie am nächsten Tag in der Umkleide erkennen.

In Gastronomie, Einzelhandel und Pflege fangen viele Menschen genau dann an, wenn die Verwaltung geschlossen ist. Wenn Ihr Einarbeitungsplan nur montags bis freitags vormittags funktioniert, ist er kein Plan, sondern eine Ausnahme.

• Alle Einarbeitungsunterlagen müssen verfügbar sein, ohne dass jemand etwas aufschließt: im internen Kanal, vom Handy aus erreichbar.
• Die Unterweisung muss die verantwortliche Person dieser Schicht geben können, mit demselben Inhalt.
• Jemand aus der Personalabteilung ruft oder schreibt am nächsten Werktag. Nicht nach einer Woche.
• Der Zugangscode für den internen Kanal muss im Ordner des Standorts liegen, nicht im Postfach einer Person in der Zentrale.

Nach einem Monat ein Gespräch von fünfzehn Minuten und eine schriftliche Frage. Keine Umfrage mit zwanzig Fragen: eine.

„Was hätten Sie in der ersten Woche wissen müssen, und niemand hat es Ihnen gesagt?“ Die Antworten auf diese Frage, ein Jahr lang gesammelt, sind der beste Einarbeitungsplan, den Sie schreiben können, und er kostet nichts.

Wenn Sie sie schriftlich und anonym sammeln, haben Sie zusätzlich etwas, das für anderes taugt: zu erkennen, welcher Standort oder welche Schicht ein Einarbeitungsproblem hat, bevor daraus ein Fluktuationsproblem wird.