Ein Dachverband und dreißig Häuser: wie man den Kanal ordnet

In einem Unternehmen sitzen der, der schreibt, und der, der liest, im selben Haus. In einem Dachverband, in einer Kammer mit Bezirksstellen, in einem Franchisesystem oder in einer Gruppe mit beteiligten Gesellschaften nicht: Zwischen der Geschäftsstelle und der Person, die es erfahren soll, steht eine weitere Organisation, mit eigener Geschäftsführung, eigenem Urteil und eigenem anstrengenden Montag.

Dieser Mensch dazwischen ist keine schlechte Fachkraft. Es ist jemand, der im Monat zwanzig Mails vom Verband bekommt, entscheiden muss, welche das eigene Haus angehen, und weiterleitet, wenn er dazu kommt. Die Nachricht kommt spät an, sie kommt gekürzt an, oder sie kommt mit einer Färbung an, die vorher nicht da war. Und keinen der drei Fälle kann die Geschäftsstelle bemerken.

• Sie versickert im Postfach dessen, der sie bekommt und im Urlaub ist, ohne jemandem Bescheid gesagt zu haben.
• Sie versickert beim Übersetzen: Die Geschäftsführung fasst sie in zwei Zeilen zusammen und streicht genau die mit der Frist.
• Sie versickert beim Herunterreichen: Sie geht an die vier aus dem Vorstand und nicht an die zwanzig, die dort arbeiten.
• Sie versickert in der Zeit: Sie verlässt die Geschäftsstelle am Dienstag und erreicht die Leute am Freitag, und die Frist war der Donnerstag.

Fast alle Verbände haben einen einzigen Kanal — die Mail an die Geschäftsführungen — und schicken darüber alle drei Dinge. Deshalb filtert die Geschäftsführung am Ende: Sie kann nicht unterscheiden, was sie selbst entscheiden soll, von dem, was sie nur weiterreichen sollte.

Die Zeile, die es fast nie gibt, ist die zweite, und sie löst das Problem vom Anfang: Die Geschäftsstelle kann zu den Leuten sprechen, ohne jemanden um Erlaubnis zu fragen. Sie ersetzt die erste nicht — was die Geschäftsführung entscheiden muss, sagt man weiterhin der Geschäftsführung —, sondern nimmt ihr das ab, was sie nur weiterzureichen hatte.

Und die dritte entscheidet, ob das hier lebt oder einschläft. Einen Kanal, in dem nur die Geschäftsstelle spricht, liest man drei Wochen lang. Was die Leute täglich hineinschauen lässt, ist das aus dem eigenen Haus, nicht das aus dem Verband.

Das ist das Gespräch, das man führen muss, bevor man irgendetwas aufsetzt, und das niemand führt. Die Mitglieder eines Verbands sind keine Filialen: Sie konkurrieren untereinander um dieselbe Förderung, dieselben Werbekunden oder dieselben Mitglieder, und sie hüten ihre Leute mit gutem Grund.

Wenn der erste Bildschirm, den eine Mitgliedsorganisation sieht, eine Liste mit den Mitgliedern der anderen neunundzwanzig ist, kommt sie nicht wieder — und sie hat obendrein ein Datenschutzproblem, das ihr die Geschäftsstelle gemacht hat. Also wird die Absprache vorher geschrieben, auf einer halben Seite, und in einer Vorstandssitzung beschlossen.

• Ob die Personenliste eines Hauses von den anderen gesehen wird. Die vernünftige Antwort ist Nein.
• Ob die Geschäftsstelle die Liste aller sieht. Die ehrliche Antwort ist Ja, weil die Geschäftsstelle verwaltet und zahlt; das sagt man besser laut, statt es entdecken zu lassen.
• Ob die Geschäftsstelle sieht, was ein Mitglied für die eigenen Leute postet. Halbe Sachen helfen hier nicht: Entweder man sagt Ja und trägt es, oder man baut es anders auf.
• Wer im Namen des Verbands schreiben darf, mit Vor- und Nachnamen, und wer nicht.
• Was mit den Inhalten eines Mitglieds an dem Tag passiert, an dem es den Verband verlässt.

Was eine Mitgliedsorganisation im Kanal lebendig hält, ist nicht, dass sie ein Konto hat: Es ist, dass jemand von dort postet. Und dieser Jemand muss vor dem Start existieren, nicht hinterher gesucht werden.

1. 01

   Fordern Sie es schriftlich an, mit Frist

   Ein Name und eine Vertretung je Haus, per Mail an die Geschäftsführung, mit Datum. Die Häuser, die in zwei Wochen nicht antworten, sind genau die, die stumm bleiben werden, und das weiß man besser vor dem Start als danach.

2. 02

   Nicht immer die Geschäftsführung

   Die Geschäftsführung hat am wenigsten Zeit und filtert am meisten. Besser funktioniert meist, wer den Alltag macht: die Person in der Programmplanung, die Leitung vor Ort, die Verwaltungskraft, die alle kennt.

3. 03

   Geben Sie ihr Zuständigkeit nur im eigenen Haus

   Sie soll die eigenen Leute anlegen, für sie posten und sie ordnen können — und die der anderen weder sehen noch führen. Das ist es, was dafür sorgt, dass die Mitgliedsorganisation es als ihr eigenes ansieht und nicht als Pflicht der Geschäftsstelle.

4. 04

   Holen Sie sie einmal zusammen, eine halbe Stunde

   Eine einzige Sitzung mit den dreißig Personen, in der gezeigt wird, was sie tun werden, und nicht das ganze Werkzeug. Und nehmen Sie sie auf: Die Hälfte kann nicht kommen, und wer nicht kommt, ist die, die später nicht postet.

5. 05

   Setzen Sie einen Termin, um nachzusehen, wer postet

   Nach zwei Monaten schauen Sie Haus für Haus, wer etwas gepostet hat. Mit der Liste vor sich richten zwei Anrufe das, was sechs Rundmails nicht richten.

Fragen Sie in der Geschäftsstelle, wie viele Personen es in den Mitgliedsorganisationen insgesamt gibt. Die Antwort wird eine Tabelle von vor acht Monaten sein, und daran ist niemand schuld: Zu- und Abgänge passieren in jedem Haus, nicht in der Geschäftsstelle, und die erfährt es nur, wenn es ihr jemand erzählt.

Die Lösung ist nicht, die Liste jedes Quartal abzufragen — das ist längst versucht worden und wird spät und schlecht beantwortet —, sondern sie in der Geschäftsstelle gar nicht mehr zu führen. Wenn jedes Haus seine Leute anlegt, sobald sie kommen, ist die Liste ein Nebenprodukt davon, dass das Werkzeug benutzt wird.

• Das Anlegen macht die Mitgliedsorganisation, nicht die Geschäftsstelle. Ein Code am Brett im Haus, und jede Person kommt mit dem eigenen Handy herein.
• Das Abmelden ebenso: Wer weiß, dass jemand gegangen ist, ist der, der dort steht.
• Die Geschäftsstelle jagt die Zahl nicht, sie schaut sie an. Und wenn ein Haus ein Jahr lang niemanden bewegt hat, ist auch das eine Information.
• Wenn die Geschäftsstelle zahlt, verteilt sie Plätze: Jedes Haus hat seine eigenen und fragt weitere an, wenn es sie braucht. Das ist die einfachste Art, dass die Kosten nicht steigen, ohne dass es jemand entschieden hat.

Das sieht nach Formsache aus und entscheidet, ob etwas angenommen wird. Ein Werkzeug, das auf dem ersten Bildschirm die Mitglieder einer Organisation „Mitarbeiter“ nennt und Radio Dortmund einen „Standort“, sagt von selbst, dass es für andere gedacht ist, und wer es aufmacht, merkt das in vier Sekunden.

• Die Häuser: Sender, Niederlassungen, Kammerbezirke, Geschäftsstellen, Ladenlokale oder Vereine. Niemals „Standorte“, was obendrein falsch sein kann.
• Die Leute: Mitglieder, Vereinsmitglieder, Genossenschaftsmitglieder, Fachkräfte, Freiwillige oder Mitwirkende. „Mitarbeiter“ nur für die, die von Ihnen bezahlt werden.
• Die übergreifenden Einheiten: Ausschüsse, Sparten oder Arbeitsgruppen, nicht „Abteilungen“.
• Was die Geschäftsstelle verschickt: Rundschreiben, Aushang oder Mitteilung — mit dem Wort, das in Ihren Protokollen schon steht, und keinem neuen.

Schreiben Sie die vier Wörter vor dem Start in eine Zeile und benutzen Sie sie überall: auf dem Aushang mit dem Code, in der Sitzung mit den Verantwortlichen und im Werkzeug selbst, wenn es sich umstellen lässt. Das kostet nichts und spart die Hälfte der Fragen des ersten Monats.

Ein Verband misst anders als ein Unternehmen, und das sollte klar sein, bevor die erste Auswertung in einer Vorstandssitzung liegt. Hier wird niemand bewertet: Hier wird gesehen, ob der Kanal ankommt, und der Unterschied muss sich daran zeigen, was man ansieht und wie man es erzählt.

• Schauen Sie auf Gruppen, nicht auf Personen. „Diese Gruppe hat es zu 30 % geöffnet“ ist eine Aussage über den Kanal; „Herr Soundso hat es nicht geöffnet“ ist etwas anderes und wird für nichts gebraucht. Und entscheiden Sie früh, welche Gruppe Sie interessiert — das Haus, der Ausschuss, das Bundesland —, denn davon hängt ab, wie Sie die Struktur von Anfang an aufbauen.
• Schauen Sie darauf, wer postet, nicht wie viel. Ein Haus, das eine Sache pro Woche postet, lebt; eines, das im März fünfzehn postet und im April nichts, nicht.
• Vergleichen Sie jedes Haus mit sich selbst, nicht mit den anderen. Eine Rangliste der Häuser in einer Vorstandssitzung sorgt dafür, dass sich die letzten drei ausklinken.
• Und sagen Sie vorher, was angesehen wird und wer es sieht. Eine Auswertung, die unangekündigt in einer Sitzung auftaucht, wird als Überwachung gelesen, auch wenn sie keine ist.