Interne Kommunikation im Schichtbetrieb: Nachtschicht und Wochenende

Das ist keine Nachlässigkeit, das ist Arithmetik. Entscheidungen fallen zu Bürozeiten, die Kommunikation wird zu Bürozeiten vorbereitet und gepostet, sobald sie fertig ist — meist am Nachmittag. Von da an bekommt sie jede Schicht, wenn sie antritt.

• Die Frühschicht bekommt sie frisch, mit dem Schichtführer daneben, den man fragen kann.
• Die Spätschicht bekommt sie aus zweiter Hand, erzählt von dem, der geht.
• Die Nachtschicht bekommt sie aus dritter Hand, mit geschlossener Verwaltung und niemandem, den man fragen könnte.
• Wer an dem Tag frei hat, bekommt sie zwei oder drei Tage später, falls jemand daran denkt.

Das Ergebnis ist absehbar: Der Teil der Belegschaft, der nachts und am Wochenende arbeitet, entwickelt die feste Überzeugung, dass ihm nichts erzählt wird. Und genau diese Überzeugung taucht in der Betriebsklima-Umfrage als „mangelnde Kommunikation“ auf, obwohl es an der Uhrzeit fehlt.

In fast jedem Werk ist der eigentliche Kanal der internen Kommunikation der Schichtwechsel: fünfzehn Minuten, in denen die abgehende Schicht der antretenden erzählt, was passiert ist. Für Betriebliches funktioniert das sehr gut, für alles andere sehr schlecht.

Für Betriebliches funktioniert es, weil die abgehende Schicht weiß, was die antretende braucht. Beim Institutionellen scheitert es aus drei Gründen: Es wird aus dem Gedächtnis erzählt, es wird mit der Meinung des Erzählenden erzählt, und bei der dritten Übergabe ist von der ursprünglichen Nachricht nichts mehr übrig.

Ein Aushang in einem Unternehmen mit Schichtbetrieb ist ein asynchroner Text, wie ein Brief. Wer ihn liest, hat niemanden zum Fragen und kann nicht bis morgen warten, um zu handeln. Das zwingt dazu, anders zu schreiben.

1. 01

   Absolute Daten, niemals relative

   „Morgen“ und „diese Woche“ bedeuten um sieben Uhr früh etwas anderes als um elf Uhr nachts. Man schreibt „am Donnerstag, dem 12., ab 6:00 Uhr“.

2. 02

   Wen es betrifft, in der ersten Zeile

   Wer nicht betroffen ist, hört auf zu lesen und kostet Sie keine Aufmerksamkeit für die nächste Meldung. „Nur Linie 2 und Instandhaltung“ spart mehr als jede geistreiche Überschrift.

3. 03

   Was zu tun ist, im Imperativ

   Wenn die Meldung nicht in einer konkreten Handlung endet, ist sie keine Meldung, sondern eine Information. Und wenn es nichts zu tun gibt, sagen Sie auch das: „Es ist nichts zu tun, dies dient nur zur Information.“

4. 04

   Wen man um drei Uhr nachts fragt

   Ein Name und eine Durchwahl, oder die Schichtleitung im Bereitschaftsdienst. Ohne das wird die Frage beim Kollegen geklärt, und so verformt sich eine Betriebsanweisung.

• Vor der ersten Übergabe des Tages posten, nicht wenn der Text perfekt ist. Eine korrekte Meldung um 05:30 Uhr ist mehr wert als eine makellose um 16:00 Uhr.
• Immer an derselben Stelle posten. Wenn es einen Monat das Brett ist, den nächsten die Gruppe und den übernächsten die Lohnabrechnung, entwickelt niemand die Gewohnheit nachzusehen.
• Wirklich aussteuern. Wenn die Meldung Linie 2 betrifft, soll sie die anderen drei nicht erreichen: Die Leute lernen schnell, einen Kanal zu ignorieren, der ihnen Fremdes schickt.
• Je Schicht prüfen, nicht in Summe. Die Lesequote der Nachtschicht ist eine eigene Zahl, und sie sagt, ob das Problem gelöst ist.

Die vierte ist die anstrengende und die, die am meisten verändert. Solange die Lesequote in Summe betrachtet wird, kann ein Standort mit kleiner Nachtschicht monatelang außen vor bleiben, ohne dass irgendwo ein Alarm angeht.

Je leichter eine Meldung auf dem Handy der Belegschaft landet, desto wichtiger wird es, schriftlich festzuhalten, wann sie gelesen werden soll. Wenn das nicht aufgeschrieben ist, legt es jede Führungskraft anders aus, und die Diskussion endet beim Betriebsrat.

Und hier ist eine Klarstellung nötig, die den meisten Anbietertexten fehlt: In Deutschland gibt es kein eigenes Gesetz zur digitalen Erreichbarkeit. Es gibt kein „Recht auf Nichterreichbarkeit“ mit Paragraf. Was es gibt, ist die Ruhezeit des Arbeitszeitgesetzes und das, was Ihr Unternehmen in einer Betriebsvereinbarung regelt. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verwechselt das deutsche Recht mit dem französischen.

• Ob erwartet wird, dass die Belegschaft die Aushänge innerhalb oder außerhalb der Schicht liest. Das ist der Satz, der geschrieben werden muss, und er stammt nicht aus dem Werkzeug, sondern aus Ihrer Regelung.
• Was mit denen passiert, die ein langes Wochenende frei hatten und mit achtzehn ungelesenen Beiträgen zurückkommen. Üblich ist: Das Wichtige wird oben angeheftet, der Rest gilt als gelesen.
• Was wirklich als dringend gilt und über welchen Weg dann gewarnt wird. Fast immer ist das die Telefonnummer der Schichtleitung, und das darf gerne so bleiben.
• Wer am Wochenende posten darf. Wenn es die Schichtführung ist, geben Sie es ihr schriftlich und mit einem Kriterium.

Wie in den übrigen Anleitungen: Das ist keine Rechtsberatung. Die Regelung zur Erreichbarkeit legt Ihr Unternehmen mit dem Betriebsrat und Ihrer Arbeitsrechtsberatung fest; hier steht nur die Liste dessen, was üblicherweise ungeschrieben bleibt.

1. 01

   Ungeplanter Bandstillstand

   Posten, sobald es bekannt ist, ausgesteuert nur an das betroffene Werk, mit ab wann und bis wann und was die Leute dieser Linie in der Zwischenzeit tun. Denselben Beitrag aktualisieren statt drei verschiedene Meldungen zu posten: Wer um zehn Uhr abends antritt, muss den Stand vorfinden, nicht die Historie.

2. 02

   Geänderter Schichtplan

   Ein fester Tag im Monat — etwa der 20. — und immer dieselbe Stelle. Was das zum meistgelesenen Inhalt des Unternehmens macht, ist die Verlässlichkeit: Wenn die Leute wissen, dass es am 20. da ist, schauen sie am 20. nach.

3. 03

   Geänderte Betriebsanweisung

   Hier reicht Posten nicht: Es braucht den Nachweis, dass es jede Person am betroffenen Arbeitsplatz erreicht hat. Das ist der Fall, in dem die namentliche Lesebestätigung gerechtfertigt ist, und man erklärt besser vorher, warum sie eingeschaltet wird.