Die Kennzahlen, die beruhigen und nichts bringen
Fast jeder Bericht zur internen Kommunikation, der in einer Geschäftsleitungssitzung landet, ist voll von Zahlen, die den Aufwand der Abteilung messen und nicht die Wirkung in der Belegschaft.
- Anzahl der Beiträge pro Monat. Misst, wie viel die postende Person arbeitet.
- Impressionen oder Aufrufe. Zählt, wie oft etwas auf einem Bildschirm war, nicht Personen, die es mitbekommen haben.
- Reaktionen und Likes. Messen Sympathie, und vor allem messen sie immer dieselben zwanzig.
- Öffnungsrate der E-Mail. Taugt, wenn Ihre ganze Belegschaft E-Mail nutzt. Wenn nicht, misst sie den Büroteil und sonst nichts.
- Gesamtbesuche im Intranet. Eine Person, die vierzigmal hineingeht, verdeckt vierzig, die nie hineingehen.
Keine davon ist falsch. Das Problem ist, dass keine davon die einzige Frage beantwortet, die eine Geschäftsführung stellt: Haben es die Leute mitbekommen oder nicht?
Die Kennzahl, auf die es ankommt: die Lesequote
Die Lesequote ist der Anteil der Personen einer Gruppe, die einen bestimmten Inhalt gesehen haben. Verschiedene Personen geteilt durch Personen der Gruppe. Mehr nicht.
Eine langweilige Zahl, und genau deshalb funktioniert sie. Wenn das Werk in Dortmund 210 Personen hat und den Aushang zum Sommerstillstand 128 gesehen haben, liegt die Lesequote bei 61 %. Mit dieser Zahl lässt sich schon entscheiden: Entweder klemmt die Verteilung in Dortmund, oder der Aushang war uninteressant, oder es gibt eine Schicht, bei der überhaupt nichts ankommt.
Drei Regeln, damit die Lesequote etwas nützt. Erstens: immer aufgeschlüsselt, nach Standort, Abteilung und Schicht — der Unternehmensdurchschnitt versteckt genau das, was repariert werden muss. Das ist die Regel des Fachs und nicht die Beschreibung eines bestimmten Werkzeugs: Blastack etwa schlüsselt nach Abteilung auf und hört da auf. Zweitens: aufsteigend sortiert, damit zuerst die schlechteste Gruppe im Blick ist. Drittens: mit sich selbst verglichen, Monat für Monat, und nicht mit der eines anderen Unternehmens.
Sechs brauchbare Kennzahlen, und wofür jede taugt
| Kennzahl | Wie sie berechnet wird | Welche Entscheidung sie erlaubt |
|---|---|---|
| Lesequote je Aushang | Verschiedene Personen, die ihn gesehen haben, geteilt durch die Personen der Zielgruppe | Die Meldung an dem Standort wiederholen, der zurückgeblieben ist |
| Lesequote des schwächsten Standorts | Der niedrigste Wert der obigen Liste | Wo eine Korrespondentin fehlt oder Codes neu verteilt werden müssen |
| Aktive Belegschaft in 30 Tagen | Personen, die mindestens einmal drin waren, geteilt durch die Gesamtbelegschaft | Erkennen, ob der Kanal lebt oder ob immer dieselben hineinschauen |
| Offene Lesebestätigungen | Dokumente mit Pflichtbestätigung ohne Bestätigung, je Arbeitsplatz | Wem man hinterhergehen muss, bevor eine Begehung kommt |
| Beteiligung an Umfragen | Antworten geteilt durch die eingeladene Belegschaft, je Standort | Ob die Betriebsklima-Umfrage etwas abbildet oder nur die Verwaltung |
| Zeit bis 50 % Lesequote | Stunden vom Posten bis die Hälfte der Gruppe es gesehen hat | Die Uhrzeit des Postens an den Schichtzyklus anpassen |
Sechs ist eine Obergrenze, kein Ziel. Mit den ersten beiden und der vierten lässt sich eine ganze interne Kommunikation ein Jahr lang führen.
Wo die Linie verläuft: aggregiert ja, namentlich nur wenn es sein muss
Hier wird ein Werkzeug für interne Kommunikation ungewollt zu einem Kontrollsystem. Der Unterschied lässt sich in einem Satz erklären: Eine aggregierte Zahl sagt, welcher Anteil einer Gruppe etwas gesehen hat; eine namentliche Zahl sagt, dass Frau Meier es um 23:14 Uhr gesehen hat.
Für die Steuerung der internen Kommunikation reicht die aggregierte Zahl. Die namentliche rechtfertigt sich nur, wenn das Unternehmen den Nachweis selbst braucht — eine Betriebsanweisung, eine Richtlinie, die belegt werden muss —, und dann ist sie keine Kennzahl mehr, sondern ein Nachweis mit eigenem Zweck.
Legt die Grundsätze der Zweckbindung und der Datenminimierung fest: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.
Verpflichten dazu, die betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, einschließlich der Zwecke und der Rechtsgrundlage, und zwar zum Zeitpunkt der Erhebung.
Das BetrVG bindet die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, an die Mitbestimmung des Betriebsrats. Das BDSG regelt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten und lässt ausdrücklich zu, dass Kollektivvereinbarungen — also auch eine Betriebsvereinbarung — die Grundlage dieser Verarbeitung bilden. Beides zusammen ist der Grund, warum in Deutschland die Betriebsvereinbarung und nicht die Einwilligung der übliche Weg ist.
Das ist keine Rechtsberatung. Was für Ihr Unternehmen konkret gilt — ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, welche Rechtsgrundlage greift, worüber wie informiert wird —, legen Ihre Datenschutzbeauftragte und Ihre Arbeitsrechtsberatung fest.
Was Sie dem Betriebsrat vorlegen, bevor Sie zu messen anfangen
Die Frage, die kommt, lautet „Dient das dazu, uns zu kontrollieren?“, und sie kommt in den ersten fünf Minuten. Es lohnt sich, sie beantwortet und schriftlich mitzubringen.
01
Was gemessen wird und in welcher Körnung
Zeigen Sie den Bildschirm, nicht die Beschreibung. Wenn dort ein Prozentwert je Abteilung steht, sieht man in zwei Sekunden, dass es keine Liste gibt, wer was gelesen hat.
02
Was namentlich ist und warum
Lesebestätigungen tragen Name, Datum und Uhrzeit, und das ist Absicht: Sie sind der Nachweis, der die Unterschriftenliste ersetzt. Das vorher zu sagen ist mehr wert, als es hinterher zu rechtfertigen.
03
Welche optionalen Module Sie zuschalten
Protokolle über Zugriffe und Aktivität — von welchem Gerät sich wer anmeldet, welche Rubriken jemand besucht — sind meist optional. Wenn Sie sie nicht brauchen, schalten Sie sie nicht ein, und halten Sie fest, dass sie aus sind.
04
Wie lange gespeichert wird
Eine konkrete Frist in Monaten, und was danach passiert. „Unbefristet“ ist keine Antwort, die sich verteidigen lässt.
05
Wofür es nicht verwendet wird
Schriftlich: dass diese Daten weder in eine Leistungsbeurteilung noch in eine Personalakte einfließen. Das ist der Satz, der die Sitzung löst — und er gehört in die Betriebsvereinbarung, nicht in eine Zusage am Tisch.
Der Sonderfall: die Betriebsklima-Umfrage
Eine anonyme Betriebsklima-Umfrage taugt nur, wenn die Anonymität echt ist, und „echt“ heißt: Nicht einmal eine Administration mit Zugriff auf die Datenbank kann rekonstruieren, wer was geantwortet hat.
Es lohnt sich zu fragen, wie das gebaut ist, statt sich mit einem „das ist anonym“ zufriedenzugeben. Zwei konkrete Fragen: Wird der Zeitstempel der Antwort sekundengenau gespeichert? Und wenn ja, lässt er sich mit dem Anmeldeprotokoll abgleichen? Wenn beide Antworten Ja lauten, ist die Umfrage nicht anonym, auch wenn es auf dem Bildschirm steht.
Der Preis echter Anonymität ist, dass die Aufschlüsselung nach Abteilung wegfällt, sobald die Gruppe klein ist. Diesen Preis muss man zahlen: Die Aufschlüsselung einer Abteilung mit vier Personen ist nicht anonym, egal wie viele Hinweise man daneben schreibt. Je nach Ausgestaltung kann bei Mitarbeiterbefragungen zusätzlich § 94 BetrVG ins Spiel kommen, der Personalfragebögen an die Zustimmung des Betriebsrats bindet — fragen Sie das ab, bevor Sie die Umfrage terminieren.
Wie man das der Geschäftsführung vorlegt
Eine Seite. Drei Zahlen und je ein Satz dazu.
- Durchschnittliche Lesequote der offiziellen Aushänge des Quartals, und daneben der schwächste Standort.
- Anteil der Belegschaft, der in diesem Monat mindestens einmal drin war.
- Offene Lesebestätigungen, falls Sie Dokumente mit Nachweispflicht haben.
Darunter zwei Zeilen: Was Sie mit dem schwächsten Standort vorhaben und bis wann. Ein Bericht zur internen Kommunikation, der nicht in einer Entscheidung endet, ist eine Präsentation, und Präsentationen werden irgendwann nicht mehr angefordert.