Was ein Plan für interne Kommunikation ist und was nicht
Ein Plan für interne Kommunikation ist ein kurzes Dokument, das drei Fragen beantwortet: Wen müssen wir erreichen, womit, und wer macht es jede Woche. Alles andere ist Füllmaterial.
Er ist kein Corporate-Design-Handbuch. Er ist keine Liste von Kanälen. Und er ist kein Werkzeugprojekt: Das Werkzeug wird zuletzt ausgewählt, wenn schon feststeht, wen man erreichen muss, wie oft und was davon nachweisbar bleiben soll.
Vernünftiger Umfang für ein Unternehmen mit einigen hundert Beschäftigten: sechs bis zehn Seiten. Ab zwanzig liest ihn nicht einmal mehr die eigene Abteilung.
Abschnitt 1: die Karte derer, die nichts erfahren
Die Bestandsaufnahme ist keine Betriebsklima-Umfrage. Sie ist eine Zählung, und sie wird mit der Personalliste vor sich gemacht.
- Wie viele Menschen an jedem Standort, in jeder Abteilung und in jeder Schicht arbeiten.
- Wie viele davon eine Firmen-E-Mail haben. Und wie viele davon sie öffnen.
- Worüber jede Gruppe heute ihre Informationen bekommt: E-Mail, Brett in der Umkleide, der Schichtführer, eine WhatsApp-Gruppe, ein Zettel an der Lohnabrechnung.
- Was beim letzten wichtigen Aushang passiert ist. Wer ihn wann mitbekommen hat und wer nie.
So sieht eine fertige Bestandsaufnahme aus: ein Werk mit 480 Personen, davon 60 in der Verwaltung mit Firmen-E-Mail, die sie täglich nutzen, und 420 in der Produktion in drei Schichten, mit einer persönlichen Adresse, die niemand öffnet, weil am Arbeitsplatz kein Rechner steht. Die E-Mail deckt zwölf Prozent der Belegschaft ab. Das ist eine Bestandsaufnahme, und sie passt in zwei Sätze.
Nehmen Sie sich eine Woche dafür und sprechen Sie zuerst mit den Schichtführern, vor allen anderen. Die wissen genau, was beim letzten Mal nicht angekommen ist, und warum.
Abschnitt 2: Ziele, die man verteidigen kann
„Die interne Kommunikation verbessern“ ist kein Ziel. Ein Ziel ist ein Satz mit einer Zahl, einer Frist und einer verantwortlichen Person mit Vor- und Nachnamen.
- Der Schichtplan für den Folgemonat wird von 80 % der Belegschaft in der Produktion gesehen, und zwar vor dem 25. des Vormonats.
- Die neue Anweisung zum Führen von Flurförderzeugen ist bis zum 30. Juni von allen 96 Personen bestätigt, die damit fahren.
- Kein Standort fällt zwei Quartale hintereinander unter 60 % Lesequote bei den offiziellen Aushängen.
- Betriebliche Meldungen kommen nicht mehr aus dem privaten Handy eines Schichtführers, sondern aus einem Kanal, in dem sie stehen bleiben.
Drei Ziele, nicht sieben. Und mindestens eines der drei muss unbequem sein: das, welches Sie zwingt, auf den schlechtesten Standort zu schauen statt auf den Durchschnitt des Unternehmens.
Abschnitt 3: die Zielgruppen, und zwar ernsthaft
Segmentieren heißt nicht, zwischen „Mitarbeitenden“ und „Führungskräften“ zu trennen. Es heißt anzuerkennen, dass dieselbe Nachricht je nach Arbeitsplatz auf unterschiedlichen Wegen und mit Stunden Abstand ankommt.
| Zielgruppe | Wie sie heute erreicht wird | Was sie interessiert |
|---|---|---|
| Verwaltung und Zentralbereiche | E-Mail und Besprechungen | Zahlen, Projekte, organisatorische Veränderungen |
| Produktion, Frühschicht | Schichtübergabe und Brett in der Umkleide | Schichtplan, Arbeitsschutz, Störungen an der Linie |
| Produktion, Nachtschicht | Was die abgehende Schicht erzählt | Dasselbe, und immer mit Verspätung |
| Filialen und Niederlassungen | Ein Anruf oder eine Nachricht an die Filialleitung | Aktionen, Preise, Anweisungen für die Fläche |
| Neu eingestellte Personen | Ihre Ansprechperson, wenn sie an dem Tag Zeit hat | Wo gestempelt wird, wen man anruft, welches Team |
| Betriebsrat, SBV und JAV | Sitzungen und eigenes Brett | Alles, und vor der übrigen Belegschaft |
Die letzte Zeile überspringen die meisten Pläne, und sie entscheidet darüber, ob der Rest überhaupt stattfindet. In Deutschland geht ein Werkzeug, das auf dem Handy der ganzen Belegschaft landet, vor der Unterschrift zum Betriebsrat und nicht danach: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG macht daraus eine Frage der Mitbestimmung, nicht der Höflichkeit.
Abschnitt 4: was worüber gesagt wird
Eine Regel, die viele Diskussionen erspart: Jede Art von Nachricht hat einen Hauptkanal, und nur einen. Wenn das Wichtige über vier Wege gehen kann, geht es am Ende über den bequemsten für die schreibende Person — und das ist fast nie der, der bei den Lesenden ankommt.
01
Das Verpflichtende
Arbeitsschutz, Lohnabrechnung, Richtlinien, Änderungen am Tarifvertrag. Geht über den Kanal, in dem festgehalten wird, wer es wann erhalten hat. Niemals über eine Messenger-Gruppe.
02
Das Betriebliche
Bandstillstand, geänderter Schichtplan, Störung in einer Filiale. Geht über den schnellsten Kanal, der die betroffene Schicht erreicht, und ausgesteuert: Was das Werk in Dortmund betrifft, bekommt Leipzig nicht.
03
Das Institutionelle
Zahlen, Umstrukturierungen, Berufungen. Geht zuerst an den Betriebsrat und an die Führungskräfte der mittleren Ebene, dann an die Belegschaft und erst danach nach außen. Die Reihenfolge zählt mehr als der Text.
04
Das, was Gewohnheit schafft
Anerkennungen, Jubiläen, das Foto vom Wartungsstillstand, wer neu angefangen hat. Das ist es, was Leute dazu bringt, den Kanal von sich aus zu öffnen. Ohne das bringt der Kanal nur schlechte Nachrichten und wird binnen eines Monats aufgegeben.
Ein Verhältnis, das funktioniert: auf jeden verpflichtenden Aushang drei oder vier von den anderen. Das ist keine Kosmetik. Das hält den Ort am Leben, an dem Sie später das Wichtige veröffentlichen müssen.
Abschnitt 5: der Redaktionsplan für ein Quartal
Das ist der Abschnitt, der aus dem Plan Arbeit macht. Eine Tabelle, ein Quartal im Voraus, und am ersten Montag jedes Monats wird sie durchgesehen.
| Wann | Was | Wer schreibt es | An wen |
|---|---|---|---|
| Am 20. jedes Monats | Schichtplan für den Folgemonat | Schichtleitung | Produktion, je Schicht |
| Erster Dienstag | Monatsbilanz Produktion und Arbeitssicherheit | Werkleitung | Der ganze Standort |
| Wenn es ansteht | Änderung einer Betriebsanweisung | Fachkraft für Arbeitssicherheit | Nur die betroffenen Arbeitsplätze, mit Lesebestätigung |
| Alle vierzehn Tage | Eine Nachricht aus dem Haus: Neubau, neuer Kunde, Jubiläum | Kommunikation oder Personal | Das ganze Unternehmen |
| Quartalsweise | Kurze Umfrage, fünf Fragen, immer dieselben | Personal | Je Standort |
Lassen Sie jeden Monat zwei Plätze absichtlich frei. Die füllen sich von allein — und wenn Sie sie nicht frei lassen, verdrängt das Ungeplante das Geplante.
Abschnitt 6: woran Sie merken, dass es wirkt
Ein Plan ohne Messung wird mit Anekdoten verteidigt, und Anekdoten halten bis zur ersten Budgetkürzung.
- Der Anteil der Belegschaft, der jeden offiziellen Aushang gesehen hat, aufgeschlüsselt nach Abteilung.
- Dieselbe Zahl, aufsteigend sortiert: Interessant ist der schlechteste Standort, nicht der Durchschnitt des Unternehmens.
- Wie viele Personen im letzten Monat mindestens einmal drin waren.
- Wie viele Dokumente mit Lesebestätigung noch offen sind, und an welchen Arbeitsplätzen.
- Eine Frage pro Quartal an die Belegschaft, immer dieselbe, damit sich Quartale vergleichen lassen.
Was nichts bringt: die Zahl der Beiträge pro Monat, die Impressionen und die Reaktionen. Sie messen die Aktivität der Abteilung, nicht ob die Leute es mitbekommen haben.
Wer das macht, wenn es keine Kommunikationsabteilung gibt
Die meisten Unternehmen zwischen zweihundert und tausend Beschäftigten haben keine Abteilung für interne Kommunikation. Sie haben jemanden aus dem Personalbereich, der das zusätzlich macht.
Das funktioniert, unter zwei Bedingungen. Diese Person braucht die Zeit schriftlich zugeteilt — zwei Stunden pro Woche, nicht „wenn es geht“ — und sie braucht die Erlaubnis, ohne drei Unterschriften zu posten.
- Eine verantwortliche Person mit Vor- und Nachnamen.
- Eine Vertretung, für den Sommer und für Ausfälle.
- Eine Korrespondentin oder ein Korrespondent je Standort, meist die Schichtführung: Die hat die Fotos und die Neuigkeiten.
- Ein kurzer, aufgeschriebener Freigabeweg: wer prüft was, und in wie vielen Stunden.
Was einen Plan zum Kippen bringt, ist selten das Budget. Es ist, dass der Aushang vom Dienstag auf die Freigabe eines Bereichsleiters wartet, der bis Donnerstag unterwegs ist.
Die fünf Fehler, die sich immer wiederholen
01
Mit dem Werkzeug anfangen
Erst wird eine Plattform gekauft, dann wird gesucht, was man darauf posten könnte. Die richtige Reihenfolge ist die umgekehrte, und sie macht den Einkauf zusätzlich billiger: Wenn Sie wissen, was Sie wirklich brauchen, ist die Hälfte der Module im Angebot überflüssig.
02
Mit der Begrüßung des Werkzeugs starten
Der erste Beitrag muss etwas sein, das die Belegschaft lesen will: der Schichtplan, die Verteilung der Weihnachtspakete, das Foto vom Wartungsstillstand. Die Vorstellung des neuen Intranets öffnet niemand.
03
Alle Standorte gleichzeitig öffnen
Wenn die Verteilung an einem Standort schiefgeht, ist das in einer Woche repariert. Wenn sie an zwölf schiefgeht, lautet der Schluss der Geschäftsführung, dass das hier nicht funktioniert.
04
Den Durchschnitt präsentieren
68 % durchschnittliche Lesequote können einen Standort bei 95 % und einen bei 20 % verstecken. Der Durchschnitt beruhigt die Geschäftsleitung und repariert nichts.
05
Im Sommer aufhören zu posten
Die Gewohnheit ist in drei Wochen weg, und sie zurückzuholen kostet ein Quartal. Legen Sie sich vor dem Betriebsurlaub zwei Beiträge auf Vorrat.