Glossar der internen Kommunikation

Interne Kommunikation

Die Information, die innerhalb eines Unternehmens zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Belegschaft zirkuliert. Dazu gehört das Verpflichtende, das Betriebliche und das, was die Stimmung trägt. Nicht dasselbe wie Unternehmenskommunikation, die nach außen schaut.

Plan für interne Kommunikation

Das Dokument, das sagt, wen man erreichen muss, womit, über welchen Kanal und wer es jede Woche tut. Ohne verantwortliche Personen mit Namen und ohne Kalender ist es eine Absichtserklärung.

Abwärtskommunikation

Die von der Geschäftsführung zur Belegschaft: Aushänge, Richtlinien, Zahlen. Sie ist die, die fast alle Unternehmen halb gelöst haben.

Aufwärtskommunikation

Die von der Belegschaft nach oben: Umfragen, Briefkästen, Schichtbesprechungen. Sie ist die, die fast niemand gelöst hat, und die in Plänen am häufigsten vorkommt.

Horizontale Kommunikation

Die zwischen Kolleginnen und Kollegen und zwischen Abteilungen, ohne den Weg über die Hierarchie. In einem Unternehmen mit mehreren Standorten gibt es sie meist gar nicht, und daher kommt die Hälfte der Abstimmungsfehler.

Kaskade

Verfahren, bei dem eine Nachricht die Hierarchie hinunterläuft: Geschäftsführung an Führungskräfte, Führungskräfte an Teams. Verlässlich für Nuanciertes, wenig verlässlich für Dringendes und ab der dritten Stufe gar nicht mehr.

Redaktionsplan

Die Tabelle mit dem, was wann gepostet wird, wer es schreibt und an wen es geht. Das ist das Stück, das aus einem Plan wöchentliche Arbeit macht.

Aussteuerung

Jede Sache nur an die schicken, die sie betrifft: einen Standort, eine Abteilung, eine Schicht. Ohne Aussteuerung lernen die Leute, den Kanal zu ignorieren.

Endomarketing

Marketingmethoden auf die Belegschaft anwenden und sie als internes Publikum behandeln. Ein legitimer Begriff, aber Vorsicht, wenn damit Kampagne genannt wird, was schlicht gutes Informieren ist.

Botschafter oder Korrespondenten

Personen an jedem Standort, die Inhalte beisteuern und dafür sorgen, dass der Kanal genutzt wird. In einem Werk ist das meist die Schichtführung, weil sie die Neuigkeiten und die Fotos hat.

Krisenkommunikation

Die Summe der Entscheidungen darüber, was gesagt wird, in welcher Reihenfolge und wann, wenn die Nachricht schlecht ist. Wird vorher vorbereitet, nicht am Tag der Ankündigung.

Offizieller Kanal

Derjenige, in dem das Unternehmen zusagt, das Wichtige zu posten. Es darf je Nachrichtenart nur einen geben, sonst ist er nicht mehr offiziell.

Informeller Kanal

Die Messenger-Gruppe, die Umkleide, der Kaffee. Man kann ihn nicht abschaffen und sollte es auch nicht: Was dort heraus muss, ist alles, was Arbeitszeit, Sicherheit oder Lohn betrifft.

Intranet

Die interne Website des Unternehmens. Historisch für Leute mit Rechner gedacht; deshalb bleibt sie in Unternehmen mit Belegschaft in der Halle ein Werkzeug der Verwaltung.

Digitales Schwarzes Brett

Das Gegenstück zum Korkbrett, aber auf dem Handy und ausgesteuert. Der wichtige Unterschied ist nicht das Format: Es ist, dass man weiß, wie viele Leute es gesehen haben.

Pinnwand oder Feed

Die nach Datum sortierte Liste der Beiträge, die man beim Hineingehen sieht. Ein von sozialen Netzwerken geerbtes Format — und genau deshalb muss man es niemandem erklären.

Gruppe oder Bereich

Ein Unterkanal je Standort, Abteilung oder Projekt, mit eigenen Mitgliedern und Rechten. Das ist es, was verhindert, dass die Belegschaft in Leipzig die Meldungen aus Dortmund bekommt.

Angehefteter Beitrag

Der, der oben an der Pinnwand bleibt, bis er nicht mehr wichtig ist. Für alles, was wochenlang sichtbar sein muss: der Schichtplan, eine Betriebsanweisung, ein paar Termine.

Interner Newsletter

Regelmäßige Zusammenfassung, meist per E-Mail. Funktioniert in der Verwaltung und funktioniert nicht bei einer Belegschaft ohne E-Mail, was genau das Problem ist, das Leute auf die Suche nach Alternativen bringt.

Soziales Firmennetzwerk

Internes Werkzeug mit Profilen, Beiträgen und Kommentaren. Die Kategorie, zu der Workplace von Meta gehörte, dessen Abschaltung viele Unternehmen zur Suche nach Ersatz gezwungen hat.

Kiosk oder Hallenbildschirm

Touchscreen in einer Umkleide oder einem Gemeinschaftsbereich für Leute, die am Arbeitsplatz kein Handy nutzen können. Manche Anbieter verkaufen ihn, andere nicht; danach fragen lohnt sich, weil es das Budget verändert.

Ideenbriefkasten

Kanal für Vorschläge aus der Belegschaft. Funktioniert nur, wenn jemand öffentlich antwortet: Ein Briefkasten ohne Antworten bekommt nach zwei Monaten keine Vorschläge mehr.

Reichweite

Wie viele verschiedene Personen einen Inhalt gesehen haben. Nicht zu verwechseln mit Impressionen, die zählen, wie oft er angezeigt wurde.

Lesequote

Die Reichweite als Anteil der Gruppe ausgedrückt, an die sie gerichtet war. Das ist die Kennzahl, die tatsächlich die Frage beantwortet: Haben es die Leute mitbekommen?

Impressionen

Wie oft ein Inhalt auf einem Bildschirm erschienen ist. Eine Person, die vierzigmal hineingeht, erzeugt vierzig Impressionen und eine einzige erreichte Person.

Beteiligung

Anteil der Leute, die etwas tun: kommentieren, reagieren, eine Umfrage beantworten. Als Thermometer nützlich, als Ziel schlecht: Man kann sie mit Gewinnspielen heben, ohne dass sich irgendetwas verbessert.

Aggregierte Daten

Die, die über eine Gruppe sprechen: „61 % des Werks in Dortmund“. Das ist die richtige Körnung, um interne Kommunikation zu steuern.

Namentliche Daten

Die, die eine konkrete Person benennen. Sie rechtfertigen sich nur dort, wo der Nachweis gebraucht wird, etwa bei der Lesebestätigung einer Betriebsanweisung.

eNPS

Kennzahl, die auf einer Skala zusammenfasst, wie viele Leute ihr Unternehmen als Arbeitsplatz empfehlen würden. Taugt, um dasselbe Unternehmen über die Zeit mit sich selbst zu vergleichen; den eigenen Wert mit dem eines anderen Hauses zu vergleichen sagt wenig.

Puls-Umfrage

Sehr kurze und häufige Umfrage, drei bis fünf Fragen, um eine Entwicklung zu verfolgen. Die praktische Alternative zur jährlichen Umfrage mit sechzig Fragen, die niemand zu Ende bringt.

Betriebsklima-Umfrage

Die, die misst, wie das Arbeiten im Unternehmen wahrgenommen wird. Taugt nur, wenn die Anonymität echt ist, und echte Anonymität kostet die Aufschlüsselung kleiner Gruppen.

Echte Anonymität

Dass nicht einmal eine Administration mit Zugriff auf die Datenbank rekonstruieren kann, wer was geantwortet hat. Prüfen lässt sich das mit zwei Fragen: Wird ein Zeitstempel gespeichert, und lässt er sich mit dem Anmeldeprotokoll abgleichen?

Die Begriffe, die in der Sitzung mit dem Betriebsrat oder mit der Rechtsabteilung auftauchen. Sie werden mit dem erklärt, was die Vorschriften sagen, und nicht mit dem, was uns passen würde: Die Auslegung für Ihren Fall kommt von Ihrer Arbeitsrechtsberatung und Ihrer Datenschutzbeauftragten. Wo hier keine Zahl steht — Schwellenwerte, Fristen, Betriebsgrößen —, steht sie mit Absicht nicht da: Ein falsch zitierter Schwellenwert richtet mehr Schaden an als ein fehlender.

Betriebsrat

Das gewählte Vertretungsorgan der Belegschaft in Betrieben ab der im Betriebsverfassungsgesetz genannten Größe. Für interne Kommunikation ist der entscheidende Satz § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig. Mitbestimmung, nicht Anhörung — ohne Einigung läuft nichts.

Personalrat und Mitarbeitervertretung

Die Entsprechungen außerhalb des BetrVG. Im öffentlichen Dienst ist es der Personalrat nach den Personalvertretungsgesetzen des Bundes und der Länder; bei kirchlichen Trägern wie Caritas und Diakonie die Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG. Die Logik ist dieselbe, die Paragrafen sind andere.

Sicherheitsbeauftragter

Beschäftigte, die den Arbeitgeber nach § 22 SGB VII bei der Durchführung der Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen unterstützen, in Unternehmen ab der dort genannten Beschäftigtenzahl und unter Beteiligung des Betriebsrats. Daneben steht die Fachkraft für Arbeitssicherheit nach dem Arbeitssicherheitsgesetz.

Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung

Der Tarifvertrag regelt Arbeitsbedingungen für eine Branche oder ein Unternehmen. Die Betriebsvereinbarung ist die schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat für den einzelnen Betrieb, und sie ist in diesem Markt das eigentliche Arbeitsdokument: Dort steht, welche Kennzahlen ausgewertet werden, wie lange Lesungen gespeichert bleiben, wer sie sehen darf und dass daraus keine Leistungsbewertung wird.

Konsultationsverfahren und Interessenausgleich

Die Beteiligungsschritte, die bestimmte Verfahren verlangen: die Konsultation mit dem Betriebsrat vor einer Massenentlassung nach § 17 KSchG und die Unterrichtung und Beratung über eine Betriebsänderung nach §§ 111 und 112 BetrVG, die in Interessenausgleich und Sozialplan mündet.

Massenentlassung

Entlassungen, die innerhalb von 30 Tagen die nach Betriebsgröße gestaffelten Schwellen des § 17 KSchG überschreiten. Sie lösen die Konsultation mit dem Betriebsrat und die Anzeige bei der Agentur für Arbeit aus, und beides kommt vor den Kündigungen.

Kurzarbeit

Vorübergehende Verkürzung der Arbeitszeit bei Arbeitsausfall, wobei ein Teil des Entgeltausfalls über das Kurzarbeitergeld nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch ausgeglichen wird. Sie braucht eine Grundlage — Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einverständnis — und eine Anzeige bei der Agentur für Arbeit.

Änderungskündigung

Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses verbunden mit dem Angebot, es zu geänderten Bedingungen fortzusetzen, geregelt in § 2 KSchG. Für Änderungen an Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit kommt zusätzlich die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ins Spiel.

Ständige Erreichbarkeit

Die Erwartung, auch außerhalb der Arbeitszeit erreichbar zu sein und Nachrichten zu lesen. In Deutschland gibt es dafür kein eigenes Gesetz und kein „Recht auf Nichterreichbarkeit“ mit Paragraf. Der Rahmen ist die ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach § 5 ArbZG, und was darüber hinaus gilt, steht in Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Wer Ihnen eine deutsche Rechtsgrundlage für digitale Abschaltung nennt, verwechselt sie mit der französischen.

Lesebestätigung

Der Nachweis, dass ein Dokument einer konkreten Person zur Verfügung gestellt wurde und dass diese Person es mit Datum und Uhrzeit bestätigt hat. Belegt die Bereitstellung; belegt weder das Lesen noch das Verstehen und ersetzt keine Unterweisung.

Verantwortlicher

Wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Bei einem Werkzeug für interne Kommunikation ist das das Kundenunternehmen.

Auftragsverarbeiter

Wer die Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, mit dem Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. In diesem Markt: der Anbieter des Werkzeugs.

Datenschutzbeauftragter

Die Figur der DSGVO, die innerhalb einer Organisation informiert, berät und die Einhaltung des Datenschutzrechts überwacht. Das BDSG bestimmt zusätzlich, ab wann in Deutschland eine Benennung Pflicht ist.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Die vorherige Prüfung, die Artikel 35 DSGVO verlangt, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

Datenminimierung

Grundsatz aus Artikel 5 DSGVO: Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein. Das ist das Argument, das dafür spricht, aggregiert statt namentlich zu messen.

Interne Meldestelle

Das interne Meldesystem für Hinweise auf Verstöße, das das Hinweisgeberschutzgesetz für Beschäftigungsgeber ab der dort genannten Beschäftigtenzahl vorschreibt. Ein Kanal mit eigenen Anforderungen an Vertraulichkeit, Fristen und Rückmeldung — ein Ideenbriefkasten ersetzt ihn nicht.

Belegschaft ohne Schreibtisch (deskless)

Die Menschen, die ohne Arbeitsplatz mit Rechner arbeiten: Halle, Filiale, Lager, Baustelle, Krankenhaus, Pflegeheim, Gebäudereinigung. Das ist die Gruppe, die die klassische interne Kommunikation nicht erreicht.

Einladungscode

Code, den eine Person eingibt, um sich selbst anzulegen, und der ihren Standort, ihre Abteilung und ihre Rolle schon enthalten kann. Die praktische Alternative, wenn es kein Firmenverzeichnis gibt, aus dem man ziehen könnte.

Single Sign-on (SSO)

Anmeldung am Werkzeug mit den Firmenzugangsdaten, über Protokolle wie SAML oder OpenID Connect. Sehr nützlich für den Büroteil, irrelevant für alle, die kein Firmenkonto haben.

SCIM

Standard für die automatische Bereitstellung von Konten: Zu- und Abgänge im Firmenverzeichnis spiegeln sich von selbst im Werkzeug.

Selbst gehostet

Dass der Anbieter den Dienst von eigenen Servern aus erbringt statt auf fremder Infrastruktur. Wichtig ist das vor allem, weil davon abhängt, wo die Daten landen und wer darauf zugreifen kann.

On-Premise

Die Software auf den Servern des Kunden selbst installieren. Etwas anderes als selbst gehostet und in diesem Markt ziemlich selten.

Progressive Web-App

Eine Website, die sich wie eine App verhält und sich aus dem Browser des Handys öffnet, ohne den Umweg über einen App-Store. Senkt die Hürde beim Anlegen in der Halle erheblich.

Push-Benachrichtigung

Die Meldung, die auf dem Handybildschirm erscheint, auch wenn die App geschlossen ist. Erhöht die Unmittelbarkeit und ist genau das, was man genau ansehen muss, wenn es um Arbeitszeit und Ruhezeit geht.

Freigabe und Freigabe-Warteschlange

Der Weg, auf dem ein Beitrag von jemandem ohne direktes Recht vor der Veröffentlichung geprüft wird. Das ist es, was erlaubt, das Posten für die Standorte zu öffnen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Protokoll

Die Historie heikler Vorgänge — Zugänge, Abgänge, Rollenwechsel, Freigaben, Löschungen — mit Datum und Urheber. Das Erste, wonach eine IT-Abteilung im Sicherheitsfragebogen fragt, und ein Punkt, der in die Betriebsvereinbarung gehört, weil er ebenfalls personenbezogen ist.