Warum es sie gibt und warum sie funktionieren
Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Sie funktionieren. Die Nachricht kommt an, sie wird in fünf Minuten gelesen, und die Leute antworten. Kein Firmenwerkzeug, das in einer Geschäftsleitungssitzung gekauft wird, schafft das im ersten Monat.
Und sie funktionieren, weil sie die beiden Bedingungen erfüllen, die fast keine Alternative erfüllt: Es liegt auf dem Handy, das die Person ohnehin dabeihat, und man muss sich nirgends anmelden. Wenn Ihre Alternative diese beiden nicht erfüllt, sind die Leute in der ersten Woche zurück in der Gruppe.
Die Frage ist also nicht, wie man sie verbietet. Verbieten funktioniert nicht: Das Einzige, was man erreicht, ist eine Gruppe ohne die Führungskräfte darin, und das ist für alle schlechter. Die Frage ist, was dort herausmuss.
Die vier echten Probleme
01
Die privaten Nummern der ganzen Belegschaft
Eine Telefonnummer ist ein personenbezogenes Datum. Wenn das Unternehmen eine Gruppe organisiert, verarbeitet es diese Daten und macht sie außerdem für alle anderen Mitglieder sichtbar, was etwas anderes ist, als sie in einer Personalakte zu haben. Sie müssen sagen können, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und worüber die Person informiert wurde.
02
Die Ruhezeit
Die Nachricht kommt um elf Uhr nachts und macht ein Geräusch. Man kann sie stummschalten, aber die Erwartung, dass sie gelesen wird, bleibt bestehen — und genau diese Erwartung ist es, die in die elf Stunden Ruhezeit hineinragt.
03
Es bleibt kein brauchbarer Nachweis
Eine von dreißig Personen gelesene Nachricht belegt nichts: weder wer sie erhalten hat noch wann noch welche Fassung des Dokuments im Umlauf war. An dem Tag, an dem der Beleg gebraucht wird, ist er nicht da.
04
Der Verlauf geht mit dem, der geht
Die Gruppe lebt auf dem Handy der Schichtführung. Wechselt diese Person den Standort oder verlässt sie das Unternehmen, nimmt sie den ganzen Kanal mit, und er muss von null aufgebaut werden.
Es gibt ein fünftes, weniger sichtbares und ziemlich zersetzendes: Was in der Gruppe entschieden wird, existiert für den nicht, der nicht drin ist. Wer frei hat, wer krank ist oder wer gerade angefangen hat, verpasst Absprachen, die später als bekannt vorausgesetzt werden.
Darf man jemanden zwingen, in der Gruppe zu sein?
Das ist die Frage, die früher oder später kommt, meist wenn jemand seine Nummer nicht herausgeben will. Wir lösen sie hier nicht, denn sie hängt von Ihrem Tarifvertrag, Ihrer Betriebsvereinbarung und vom Einzelfall ab, und das hier ist keine Rechtsberatung. Was sich sagen lässt, ist, welchen Rahmen man ansehen muss.
Bestimmt, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine der im Verordnungstext aufgezählten Rechtsgrundlagen braucht, und regelt, unter welchen Bedingungen eine Einwilligung eine solche Grundlage sein kann.
Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten. Für die Beurteilung, ob eine Einwilligung freiwillig ist, sind ausdrücklich die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit und die Umstände der Erteilung zu berücksichtigen; die Einwilligung ist grundsätzlich schriftlich oder elektronisch zu erteilen. Und die Vorschrift lässt zu, dass Kollektivvereinbarungen — eine Betriebsvereinbarung etwa — Grundlage der Verarbeitung sind. Das ist der Grund, warum im deutschen Arbeitsverhältnis selten mit Einwilligung und meistens mit Betriebsvereinbarung gearbeitet wird.
Schreibt nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Ein eigenes deutsches Gesetz zur digitalen Erreichbarkeit gibt es nicht: Was außerhalb der Arbeitszeit erwartet werden darf, ergibt sich aus der Ruhezeit und aus dem, was Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag dazu regeln.
Was aus der Gruppe heraus muss und was bleiben darf
| Art der Nachricht | Wo sie hingehört |
|---|---|
| „Tauscht jemand den Samstag mit mir?“ | Darf bleiben. Das ist Abstimmung unter Kolleginnen und Kollegen |
| „Morgen fangen wir um 6 an, nicht um 7“ | Firmenkanal: betrifft die Arbeitszeit und muss festgehalten sein |
| Foto vom neuen Schichtplan | Firmenkanal, an seinem Platz und in der gültigen Fassung |
| Betriebsanweisung als PDF | Firmenkanal, mit Lesebestätigung |
| „Das Gerät an Linie 3 ist defekt, nicht benutzen“ | Firmenkanal, ausgesteuert an diese Linie |
| Glückwünsche, Fotos vom Betriebsfest, Memes | Sollen bleiben. Das ist der Kitt des Teams |
Die Grenze lässt sich in einer Runde mit den Schichtführungen leicht erklären: Wenn das, was verschickt werden soll, die Arbeitszeit, die Sicherheit oder den Lohn betrifft, geht es nicht über die Gruppe. Alles andere darf bleiben, wo es ist.
Wie der Übergang läuft, ohne etwas zu verbieten
01
Kündigen Sie nicht das Ende der Gruppen an
Kündigen Sie an, wo der Schichtplan von jetzt an steht. Ein konkreter Ort, eine konkrete Sache, und zwar eine, die die Leute wirklich brauchen.
02
Bringen Sie zuerst das hin, was gesucht wird
Schichtplan, Betriebskalender, Lohnabrechnungen, Schichttausch. Wenn das nur noch im neuen Kanal steht, kommen die Leute von allein. Die institutionellen Aushänge kommen später.
03
Die Schichtführungen hinein, und mit Rechten zum Posten
Wenn die Schichtführung die Zentrale um Erlaubnis fragen muss, um vor einer Störung zu warnen, wird sie weiter die Gruppe benutzen, und zwar zu Recht. Geben Sie ihr das Recht, an ihrem Standort zu posten.
04
Lassen Sie die Gruppe in Ruhe
Wenn das Wichtige woanders steht, bleibt in der Gruppe das, was sie immer hätte sein sollen: Abstimmung unter Kolleginnen und Kollegen, und Witze. Das ist für niemanden ein Problem.
Ein ehrlicher Hinweis zum Zeitrahmen: Das braucht zwei bis drei Monate, bis es sich setzt, und in dieser Zeit werden beide Kanäle nebeneinander laufen. Wer Ihnen verspricht, dass die Belegschaft die Gruppe in zwei Wochen verlässt, hat das noch nie in einem Produktionsbetrieb eingeführt.
Und WhatsApp durch einen Firmen-Chat ersetzen?
Das geht, und viele Werkzeuge für interne Kommunikation bringen einen Chat mit. Aber man sollte mit passenden Erwartungen hineingehen: Ein Firmen-Chat konkurriert mit einer App, die die Belegschaft ohnehin den ganzen Tag offen hat, und dieser Vergleich ist hart.
Wo er klar gewinnt: wenn jemandem an einem anderen Standort geschrieben werden muss, dessen Nummer man nicht hat, oder wenn das Gespräch im Unternehmen bleiben muss. Wo er nicht gewinnt: bei der informellen Abstimmung im Alltag zwischen Leuten, die sich in der Umkleide sehen.
Unsere Empfehlung, und sie geht gegen unser eigenes Geschäft: Fangen Sie mit dem Schwarzen Brett und den Dokumenten an, denn dort ist das Problem real und die Verbesserung offensichtlich. Den Chat schalten Sie danach dazu, wenn Sie ihn wollen und die Leute schon von allein hineinkommen.