Que regarder quand on compare des outils de communication interne

Avant de regarder le moindre outil, écrivez deux chiffres : combien de personnes il faut atteindre, et combien d'entre elles n'ont pas d'adresse e-mail professionnelle. Ce deuxième chiffre décide la moitié de l'achat.

S'il est petit, vous avez un problème d'intranet et il existe vingt produits qui le règlent, dont beaucoup sont déjà compris dans ce que vous payez. S'il est grand — et dans l'industrie, le retail, la logistique, la propreté ou les EHPAD c'est presque toujours le cas —, vous avez un problème de canal, et la plupart de ces vingt produits ne vous serviront à rien, si complète que soit leur liste de fonctions.

1. 01

   Comment inscrit-on les personnes sans e-mail professionnel ?

   Cherchez une réponse concrète : codes, liens, import de fichier. Et demandez qui fait ce travail et combien de temps cela prend avec votre effectif réel.

2. 02

   Faut-il installer une application ?

   Si la réponse est oui et qu'il n'existe pas d'accès par navigateur, comptez perdre du monde dès la première étape. Demandez ce qui se passe avec les téléphones anciens.

3. 03

   Que mesurez-vous exactement, et à quelle maille ?

   Demandez à voir l'écran d'analyse avec des données, pas une diapositive. Et demandez si la donnée est agrégée ou nominative, parce que cette réponse-là, le CSE vous la demandera.

4. 04

   Où sont les données et qui les traite ?

   Pays des serveurs, transferts hors de l'Espace économique européen, sous-traitants ultérieurs, contrat de sous-traitance de l'article 28 du RGPD. Par écrit.

5. 05

   Combien cela coûte-t-il vraiment avec notre effectif ?

   Avec tous les modules qu'on vous a montrés en démonstration activés. Le chiffre qui compte est l'annuel complet, pas l'abonnement par personne.

6. 06

   Que se passe-t-il le jour où nous partons ?

   Combien de temps l'accès reste ouvert, comment on récupère l'information, dans quel format, et en combien de temps tout est effacé ensuite.

7. 07

   Qui le met en place et qui le fait vivre ?

   Si le fournisseur inclut l'accompagnement et l'animation, ou si c'est vous qui vous en chargez. Les deux réponses sont valables ; ce qui ne l'est pas, c'est de le découvrir au deuxième mois.

8. 08

   Qu'est-ce que votre outil ne fait pas ?

   La question la plus utile de la liste. Un fournisseur qui ne sait pas y répondre, ou qui répond qu'il fait tout, vous dit quelque chose d'important sur ce que sera la relation.

9. 09

   De quoi avez-vous besoin de notre service informatique ?

   Posez la question devant quelqu'un de l'informatique. Une intégration avec l'annuaire d'entreprise ou avec le SIRH peut être un projet de plusieurs mois.

Comparer des abonnements par personne ne dit rien, parce que chaque fournisseur y met des choses différentes. Ce qui se compare, c'est le coût annuel avec votre effectif et avec la configuration que vous allez réellement utiliser.

Sur ce marché, il y a deux façons de vendre : tarif public et devis sur mesure. Si un fournisseur ne publie pas ses prix, demandez-les par écrit avec votre nombre de salariés avant la deuxième réunion. Le prix qui apparaît à la fin du processus est toujours moins bon que celui qui apparaît au début.

Une démonstration montre le produit du fournisseur. Un pilote montre votre entreprise. Montez-le comme ceci, et sur un seul site.

1. 01

   Un site réel, avec son équipe de nuit

   Pas le siège. Le pilote doit se faire là où est le problème, parce que c'est là que la distribution des codes va coincer.

2. 02

   Deux semaines et deux vraies communications

   Le planning et quelque chose que les salariés ont envie de lire. Pas de messages de test.

3. 03

   Un chiffre à la fin

   Quel pourcentage de ce site s'est inscrit et quel pourcentage a vu les communications. Cette paire de chiffres, c'est toute l'évaluation.

4. 04

   Une question à cinq personnes de l'équipe de nuit

   Si cela leur est arrivé et si elles y retourneraient. Cinq conversations de deux minutes valent plus que l'enquête de satisfaction du fournisseur.

Et comparez pilote contre pilote si vous hésitez entre deux outils. Comparer un pilote à une démonstration, c'est toujours la démonstration qui gagne, parce qu'en démonstration il n'y a personne qui ne s'inscrit pas.

• La démonstration tourne sur des données fictives et on ne vous laisse pas ouvrir un compte d'essai avec les vôtres.
• « Tout est paramétrable. » Cela veut souvent dire que rien n'est réglé d'origine et que le paramétrage, c'est vous qui le ferez.
• Ni prix public ni devis écrit avant la troisième réunion.
• De la pression pour signer à trois ans avec une remise qui expire vendredi.
• Ils ne savent pas dire ce que leur outil ne fait pas.
• Le cas client qu'on vous montre est une entreprise de bureau, alors que votre problème est en production.
• L'analyse qu'on vous montre mesure des impressions et des « j'aime » au lieu de personnes atteintes.
• Personne chez le fournisseur ne demande combien de vos salariés n'ont pas d'e-mail. S'ils ne le demandent pas, ce n'est pas leur problème et ce sera le vôtre.

Quand la décision remonte à la direction, le comparatif de fonctionnalités ne convainc personne : tous les outils ont un fil d'actualité, des sondages et des documents. Ce qui tranche, ce sont quatre autres choses.

• Le coût annuel total, modules compris, pour votre effectif réel.
• Le résultat du pilote : pourcentage d'inscriptions et de portée sur un site précis.
• La réponse à la question du CSE, déjà préparée et par écrit.
• Ce qu'il advient des données à la fin du contrat.