Pourquoi ils existent et pourquoi ils fonctionnent
Commençons par reconnaître l'évidence : ils fonctionnent. Le message arrive, il est lu en cinq minutes et les gens répondent. Aucun outil d'entreprise acheté en réunion de direction n'obtient cela le premier mois.
Et ils fonctionnent parce qu'ils remplissent les deux conditions que presque aucune solution de rechange ne remplit : c'est sur le téléphone que la personne a déjà sur elle, et il n'y a aucune inscription à faire. Si votre solution de rechange ne remplit pas ces deux-là, les gens reviendront au groupe dès la première semaine.
La question n'est donc pas de savoir comment les interdire. Interdire ne marche pas : la seule chose que l'on obtient, c'est que le groupe devienne un groupe sans l'encadrement dedans, ce qui est pire pour tout le monde. La question est : qu'est-ce qui doit en sortir ?
Les quatre problèmes réels
01
Le numéro personnel de tous les salariés
Un numéro de téléphone est une donnée personnelle. Quand l'entreprise organise un groupe, elle traite ces données et, en plus, elle les rend visibles à tous les autres membres, ce qui n'est pas la même chose que de les avoir dans un dossier. Il faut alors pouvoir dire sur quelle base légale cela repose et ce qui a été porté à la connaissance de la personne.
02
Le temps de travail
Le message arrive à onze heures du soir et il sonne. On peut le mettre en silencieux, mais l'attente qu'il soit lu demeure, et cette attente est exactement ce que le droit à la déconnexion vise à encadrer.
03
Il ne reste aucune trace utilisable
Un message lu par trente personnes n'atteste rien : ni qui l'a reçu, ni quand, ni quelle version du document circulait. Le jour où la preuve est nécessaire, elle n'est pas là.
04
L'historique part avec celui qui part
Le groupe vit dans le téléphone du chef d'équipe. Quand cette personne change de site ou quitte l'entreprise, elle emporte le canal entier et il faut le reconstruire de zéro.
Il y en a un cinquième, moins évident et assez corrosif : ce qui se décide dans le groupe n'existe pas pour qui n'y est pas. Celui qui est en repos, celui qui est en arrêt ou celui qui vient d'arriver rate des décisions que l'on tient ensuite pour acquises.
Peut-on obliger quelqu'un à être dans le groupe ?
C'est la question qui finit toujours par arriver, en général le jour où quelqu'un refuse de donner son numéro. Nous ne la trancherons pas ici, parce que cela dépend de votre convention collective, de votre politique interne et du cas d'espèce, et que ceci n'est pas un conseil juridique. Ce que l'on peut dire, c'est quel cadre il faut regarder.
Prévoit que tout traitement de données personnelles doit reposer sur l'une des bases légales que le règlement énumère, et encadre les conditions dans lesquelles le consentement peut en être une. Dans la relation de travail, le consentement du salarié est rarement considéré comme libre.
L1121-1 interdit toute restriction aux droits des personnes et aux libertés individuelles qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnée au but recherché. L1222-4 interdit de collecter une information concernant personnellement un salarié par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Fait des modalités du plein exercice du droit à la déconnexion un thème de la négociation annuelle obligatoire. À défaut d'accord, l'employeur élabore une charte, après avis du CSE, définissant ces modalités et prévoyant des actions de formation à un usage raisonnable des outils numériques. Autrement dit : en France, l'encadrement des messages hors temps de travail n'est pas une bonne pratique facultative, c'est une obligation de négocier.
Ce qui doit sortir du groupe, et ce qui peut y rester
| Type de message | Où il devrait être |
|---|---|
| « Quelqu'un peut prendre mon samedi ? » | Peut rester. C'est de la coordination entre collègues |
| « Demain on démarre à 6 h, pas à 7 h » | Canal d'entreprise : cela touche au temps de travail et doit être tracé |
| Photo du nouveau planning | Canal d'entreprise, à sa place et dans la bonne version |
| Consigne de sécurité en PDF | Canal d'entreprise, avec accusé de lecture |
| « Celui de la ligne 3 est cassé, ne l'utilisez pas » | Canal d'entreprise, segmenté à cette ligne |
| Félicitations, photos de la soirée, mèmes | Qu'ils restent. C'est la colle de l'équipe |
La frontière est facile à expliquer en réunion de chefs d'équipe : si ce que vous allez envoyer touche au temps de travail, à la sécurité ou au salaire, cela ne passe pas par le groupe. Tout le reste, où vous voulez.
Comment faire la transition sans rien interdire
01
N'annoncez pas la fin des groupes
Annoncez où se trouvera désormais le planning. Un endroit précis, une chose précise, et que ce soit quelque chose dont les gens ont réellement besoin.
02
Emportez d'abord ce que les gens cherchent
Planning, calendrier de travail, bulletins de paie, changements d'équipe. Quand cela n'existe plus que sur le nouveau canal, les gens y viennent d'eux-mêmes. Les communications institutionnelles arrivent après.
03
Les chefs d'équipe dedans, et avec le droit de publier
Si le chef d'équipe doit demander l'autorisation au siège pour signaler une panne, il continuera d'utiliser le groupe, et il aura raison. Donnez-lui le droit de publier sur son site.
04
Laissez le groupe tranquille
Quand l'important sera ailleurs, le groupe gardera ce qu'il aurait toujours dû être : de la coordination entre collègues et des blagues. Cela ne pose de problème à personne.
Un avertissement honnête sur les délais : cela met entre deux et trois mois à s'installer, et pendant cette période les deux canaux vont coexister. Quiconque vous promet que les salariés abandonnent le groupe en deux semaines n'a jamais déployé cela sur un site de production.
Et remplacer WhatsApp par une messagerie d'entreprise ?
C'est possible, et beaucoup d'outils de communication interne intègrent une messagerie. Mais mieux vaut y entrer avec des attentes ajustées : une messagerie d'entreprise est en concurrence avec une application que les salariés ont déjà ouverte toute la journée, et cette comparaison est rude.
Là où elle gagne nettement : quand il faut écrire à un collègue d'un autre site dont on n'a pas le téléphone, ou quand la conversation doit rester à l'intérieur de l'entreprise. Là où elle ne gagne pas : dans la coordination informelle du quotidien entre des gens qui se croisent au vestiaire.
Notre recommandation, et elle va contre notre intérêt commercial : commencez par le panneau d'affichage et les documents, là où le problème est réel et l'amélioration évidente. La messagerie, si vous la voulez, activez-la après, quand les gens viendront d'eux-mêmes.