Parcours d'intégration en production : ce qui doit se passer la première semaine

Presque tous les mauvais premiers jours viennent de là : la personne arrive et personne ne savait qu'elle arrivait. C'est un problème de coordination entre celui qui recrute et celui qui accueille, et cela se règle avec une liste.

• Qui l'accueille, nommément, et ce qui se passe si cette personne est en arrêt ce jour-là. Il y a toujours un suppléant.
• Casier attribué, vêtements de travail à sa taille et équipements de protection individuelle du poste.
• Le poste et l'équipe précis de la première semaine, pas « on verra bien ».
• L'inscription au canal de communication interne, ou le code avec lequel elle s'inscrira elle-même le premier jour.
• L'équipe avec laquelle elle va travailler, prévenue. Ne serait-ce qu'une phrase à la relève de la veille.
• Les documents à lui remettre et à faire signer, préparés et dans leur version en vigueur.

Le premier jour n'est pas fait pour raconter l'histoire de l'entreprise. Il est fait pour que la personne puisse se débrouiller seule demain. L'histoire de l'entreprise se raconte la deuxième semaine, quand on peut enfin l'écouter.

1. 01

   Le parcours physique

   Vestiaires, cantine, trousse de secours, issues de secours, où l'on pointe, où est son poste et où est son chef d'équipe. Une demi-heure à pied vaut mieux que n'importe quelle présentation.

2. 02

   La formation à la sécurité de son poste

   Risques concrets de ce qu'elle va faire, équipements de protection et conduite à tenir s'il se passe quelque chose. C'est une obligation légale et c'est en plus la seule chose de la journée qui peut éviter un accident dès cette semaine-là.

3. 03

   Les quatre personnes qu'elle doit connaître

   Son chef d'équipe, son référent, qui s'occupe de la paie et qui est le membre de la CSSCT ou le représentant du personnel de son site. Avec un nom et un visage, pas avec un organigramme.

4. 04

   La remise des documents

   Ce qui doit être signé se signe le premier jour, pas quand quelqu'un y pensera. Et cela reste enregistré avec la version de chaque document.

5. 05

   Le canal de communication interne

   Qu'elle s'y connecte devant vous et vérifie que cela marche sur son téléphone. Une inscription laissée en suspens le premier jour ne se fait jamais.

Demandez à n'importe qui ayant deux mois d'ancienneté sur un site ce qu'il aurait aimé savoir le premier jour. Ce sont toujours les trois mêmes, et aucune ne figure dans le livret d'accueil.

1. 01

   Comment demander un changement d'équipe

   À qui on le dit, combien de temps à l'avance et s'il faut trouver soi-même un remplaçant. C'est la première démarche dont elle aura besoin et celle qui génère le plus de malentendus.

2. 02

   Qui prévenir si l'on ne peut pas venir

   Un numéro précis, à partir de quelle heure, et quoi faire de l'arrêt de travail — en France il doit être transmis dans les quarante-huit heures. Cela s'explique le premier jour, ou cela s'apprend le jour où c'est nécessaire, mal et avec une contrariété.

3. 03

   Comment lire son bulletin de paie

   Primes d'équipe, majorations de nuit et de jours fériés, et comment tout cela apparaît. Une explication de cinq minutes évite trois passages au service paie et beaucoup de méfiance.

Mettez les trois par écrit quelque part où la personne peut revenir seule. Expliquées de vive voix le premier jour, elles s'oublient, parce que le premier jour on ne retient presque rien.

La figure qui change le plus l'intégration sur un site de production, ce n'est pas les ressources humaines : c'est la personne de la même équipe à qui l'on confie l'accompagnement. Selon les entreprises et les conventions collectives, on l'appelle parrain, tuteur ou référent. Le nom importe peu ; ce qui compte, c'est qu'elle existe et qu'elle sache qu'elle l'est.

• Qu'on le lui demande à l'avance et qu'elle puisse dire non. Un référent contraint n'accompagne pas, il supporte.
• Qu'elle ait du temps réel : on ne peut pas encadrer quelqu'un et tenir le même objectif de production que d'habitude.
• Qu'elle soit de la même équipe. Un référent de l'équipe du matin ne sert à rien à qui arrive de nuit.
• Que cela dure un mois, pas un après-midi. La plupart des questions apparaissent la deuxième et la troisième semaine.
• Que quelqu'un lui demande en fin de semaine comment cela s'est passé. C'est le meilleur thermomètre que vous aurez.

Et une chose qui ne coûte rien : présentez la nouvelle personne sur le canal de communication interne du site, avec son nom, son poste et son équipe. C'est le moyen le moins cher pour que vingt personnes la reconnaissent au vestiaire le lendemain.

En hôtellerie-restauration, dans le retail et en EHPAD, beaucoup de gens commencent précisément quand les bureaux sont fermés. Si votre parcours d'intégration ne fonctionne que du lundi au vendredi le matin, ce n'est pas un parcours : c'est une exception.

• Tout le matériel d'accueil doit être disponible sans que personne n'ait à ouvrir quoi que ce soit : sur le canal interne, accessible depuis le téléphone.
• La formation à la sécurité doit pouvoir être donnée par le responsable de cette équipe, avec le même contenu.
• Quelqu'un des ressources humaines appelle ou écrit le premier jour ouvré suivant. Pas la semaine d'après.
• Le code d'inscription au canal interne doit être dans le classeur du site, pas dans la boîte e-mail de quelqu'un au siège.

Au bout d'un mois, un entretien de quinze minutes et une question écrite. Pas un questionnaire de vingt questions : une.

« Qu'auriez-vous eu besoin de savoir la première semaine et que personne ne vous a dit ? » Les réponses à cette question, recueillies pendant un an, constituent le meilleur parcours d'intégration que vous pourrez écrire, et cela ne coûte rien.

Si vous les recueillez par écrit et de façon anonyme, vous aurez en plus quelque chose qui sert à autre chose : repérer quel site ou quelle équipe a un problème d'accueil avant qu'il ne devienne un problème de turnover.