Pourquoi la moitié des salariés n'a pas d'e-mail, et pourquoi en donner ne change rien
Qui conduit un chariot élévateur, tient une caisse ou fait une ronde de nuit n'a pas de poste avec écran. Ce n'est pas un manque : c'est que son travail se passe ailleurs. Une boîte e-mail oblige à s'asseoir, à entrer un mot de passe utilisé une fois par mois et à lire quelque chose écrit pour des gens de bureau.
C'est pour cela que les entreprises qui ouvrent une adresse à tout le monde finissent au même point : des comptes créés, des boîtes jamais ouvertes et l'information qui circule comme avant, de bouche à oreille. On a réglé la formalité, pas le problème.
Il y a en plus un effet pratique : tant que la communication officielle passe par l'e-mail, les équipes de production s'habituent à ce que l'important ne leur arrive jamais par un canal formel. Et le jour où il faut vraiment que cela arrive — un changement de consigne, une alerte sécurité —, il n'y a aucun endroit où regarder.
Ce qui est utilisé aujourd'hui, et ce qui coince dans chaque cas
| Canal | À quoi il sert | Où il casse |
|---|---|---|
| Panneau d'affichage en liège | L'obligatoire et ce qui doit être affiché | On le lit si on passe devant. Personne ne sait qui l'a vu, et l'équipe de nuit entre par une autre porte |
| Le chef d'équipe à la relève | L'urgent et l'opérationnel | Chacun le raconte à sa façon, et ce qui ne tient pas dans la relève disparaît |
| Groupe WhatsApp | Des alertes rapides qui arrivent vraiment | Numéros personnels, messages hors temps de travail, aucune trace, et l'historique part avec celui qui part |
| Papier agrafé au bulletin de paie | Ce qui doit absolument être tracé | Il arrive une fois par mois et ne sert à rien d'urgent |
| E-mail professionnel | La partie bureau | Il n'est pas ouvert par qui n'a pas d'ordinateur au poste |
Ce qui frappe dans ce tableau, ce n'est pas qu'ils échouent : c'est qu'aucun ne répond à la question qui compte vraiment, celle du nombre de personnes qui ont été informées. Sur un site de deux cents personnes, cette question se règle aujourd'hui en appelant le chef d'équipe et en se fiant à son intuition.
Les trois conditions d'un canal qui marche sans e-mail
01
Que l'inscription ne dépende pas de l'informatique
Si inscrire une personne suppose de lui ouvrir un compte dans l'annuaire de l'entreprise, avec un turnover élevé cela ne se fera pas. L'inscription doit pouvoir être faite par la personne elle-même en deux minutes, avec quelque chose qu'on lui remet en main propre ou qu'on lui dicte à la relève.
02
Que cela s'ouvre sur le téléphone sans rien installer
Une application qu'il faut télécharger sur un magasin d'applications, avec un compte et un mot de passe, perd la moitié des salariés dès la première étape. Un lien qui s'ouvre dans le navigateur du téléphone, non.
03
Que cela se mesure
Si vous ne savez pas quel pourcentage de chaque site a vu une consigne, vous en êtes exactement où vous en étiez avec le panneau en liège, avec un écran en plus. La donnée de couverture par site et par service est la seule chose qui transforme cela en gestion.
Comment inscrire des gens qui ne figurent dans aucun annuaire
C'est le point où la moitié des projets tombe, et on n'en parle presque jamais en démonstration. Si les salariés n'ont pas de compte d'entreprise, il n'y a aucune liste sur laquelle s'appuyer : il faut inscrire chaque personne d'une manière ou d'une autre.
La méthode qui fonctionne sur les sites de production et en magasin, c'est le code d'invitation. Un code par site ou par service, avec une date d'expiration, que la personne saisit depuis son téléphone et avec lequel elle crée son compte elle-même. Le code porte en lui le site et le service d'appartenance, si bien que les gens sont classés dès le premier jour sans que personne n'ait à les ranger après coup.
- Sur le panneau du vestiaire et à côté de la pointeuse, en grand format.
- Dicté à la relève par le chef d'équipe, deux ou trois jours de suite.
- Imprimé avec le bulletin de paie du mois.
- Dans le livret d'accueil des nouveaux arrivants, avec les autres documents du premier jour.
Autant être réaliste sur ce que cela ne couvre pas. Un import depuis un fichier du personnel serait plus confortable pour le service RH, et beaucoup d'outils — Blastack compris, aujourd'hui — ne le proposent pas. En contrepartie, le code ne dépend pas de l'exactitude du registre du personnel, ce qui, dans une entreprise à fort turnover, est un vrai problème.
Ce qu'il faut avoir tranché avant de distribuer quoi que ce soit
Un canal qui arrive sur le téléphone de tous les salariés touche à trois choses qu'en France on ne règle pas avec un e-mail de la direction : l'usage du téléphone personnel, le temps de travail et les données personnelles.
Fait des modalités d'exercice du droit à la déconnexion un thème de la négociation annuelle obligatoire sur la qualité de vie au travail. À défaut d'accord, l'employeur élabore une charte, après avis du CSE, qui définit ces modalités et prévoit des actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.
Fixe les attributions du CSE : il est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, et notamment sur l'introduction de nouvelles technologies et sur tout aménagement important modifiant les conditions de travail.
- Si l'on attend des salariés qu'ils lisent cela pendant leur temps de travail ou en dehors. Par écrit, même si cela tient en quatre lignes.
- Ce qui est enregistré sur chaque personne et ce qui ne l'est pas. La différence entre une donnée agrégée par site et un accusé de lecture nominatif, il faut savoir l'expliquer.
- Ce qu'il advient de qui ne veut pas utiliser son téléphone personnel, et quelle solution existe sur le site.
- Qui peut publier, et si les représentants du personnel auront leur propre espace.
Ceci n'est pas un conseil juridique : les obligations exactes de votre entreprise sont fixées par votre conseil en droit social et par votre DPO. Mais arriver à la première réunion du CSE avec ces points déjà tranchés change complètement la façon dont le projet est reçu.
Et celui qui n'a pas de téléphone, ou ne veut pas utiliser le sien ?
C'est l'objection la plus légitime de toutes et mieux vaut avoir la réponse prête, car elle tombera dès la première réunion.
Si l'outil fonctionne dans un navigateur, n'importe quel ordinateur du site fait l'affaire, une tablette en salle de pause aussi, ou un téléphone professionnel s'il y en a. Certains fournisseurs vendent en plus des écrans tactiles pour le vestiaire ; d'autres non. Posez la question avant de signer, parce que cela change le budget.
Et si sur votre site il y a des personnes sans aucun appareil sous la main et qui ne veulent pas utiliser le leur, la sortie honnête est celle de toujours : le panneau physique reste pour ce qui est obligatoire, et le canal numérique couvre tous les autres. Un projet qui promet cent pour cent dès le premier mois promet quelque chose qu'il ne tiendra pas.