Partite dal numero, non dalle funzionalità
Prima di guardare qualsiasi strumento scrivete due numeri: a quante persone bisogna arrivare e quante di queste non hanno un'e-mail aziendale. È il secondo numero a decidere metà dell'acquisto.
Se è piccolo, avete un problema di intranet e ci sono venti prodotti che lo risolvono, molti già compresi in quello che pagate. Se è grande —e nell'industria, nel retail, nella logistica, nelle pulizie o nelle RSA di solito lo è— avete un problema di canale, e la maggior parte di quei venti prodotti non vi servirà per quanto completo sia il loro elenco di funzioni.
Le nove domande da fare a ogni fornitore
01
Come si iscrivono le persone senza e-mail aziendale?
Cercate una risposta concreta: codici, link, importazione da file. E chiedete chi fa quel lavoro e quanto ci mette con il vostro organico reale.
02
Bisogna installare un'applicazione?
Se la risposta è sì e non c'è un'alternativa dal browser, mettete in conto che perderete persone al primo passaggio. Chiedete che cosa succede con i telefoni vecchi.
03
Che cosa misurate esattamente, e con che grana?
Chiedete di vedere la schermata dell'analisi con dei dati dentro, non una slide. E chiedete se il dato è aggregato o nominale, perché quella risposta ve la chiederà la RSU.
04
Dove stanno i dati e chi li tratta?
Paese dei server, trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo, sub-responsabili, contratto di nomina a responsabile del trattamento previsto dall'articolo 28 del GDPR. Per iscritto.
05
Quanto costa davvero con il nostro organico?
Con tutti i moduli che vi hanno mostrato nella dimostrazione attivi. La cifra che conta è quella annuale completa, non il canone a persona.
06
Che cosa succede il giorno in cui ce ne andiamo?
Quanto tempo di accesso resta, come si recuperano le informazioni, in che formato e quanto ci vuole a cancellare tutto dopo.
07
Chi lo mette in piedi e chi lo tiene vivo?
Se il fornitore include accompagnamento e animazione, oppure se quello lo fate voi. Entrambe le risposte vanno bene; quello che non va bene è scoprirlo al secondo mese.
08
Che cosa non fa il vostro strumento?
La domanda più utile dell'elenco. Un fornitore che non sa rispondere, o che risponde che fa tutto, vi sta dicendo qualcosa di importante su come sarà il rapporto.
09
Che cosa serve dal nostro reparto informatico?
Chiedetelo davanti a qualcuno dell'informatica. Un'integrazione con la rubrica aziendale o con il gestionale HR può essere un progetto di mesi.
Come si confronta davvero un prezzo
Confrontare i canoni a persona non dice niente, perché ogni fornitore ci mette dentro cose diverse. Si confronta il costo annuale con il vostro organico e con la configurazione che userete davvero.
| Voce | Che cosa chiedere |
|---|---|
| Canone base | Che cosa comprende esattamente e se c'è un minimo di licenze |
| Moduli | Quali di quelli che vi hanno mostrato sono a pagamento e quanto sommano con il vostro organico |
| Avvio | Se c'è un costo di attivazione, formazione o consulenza, e se è obbligatorio |
| Vincolo di durata | Durata minima, preavviso di disdetta e revisione annuale del prezzo |
| Ciclo di pagamento | Se pagare l'anno in anticipo costa meno, e che cosa succede se attivate o togliete qualcosa a metà anno |
| Crescita | Che cosa succede se l'organico sale del 20 % in alta stagione |
| Costo interno | Le ore della persona che pubblicherà ogni settimana. Sono reali e non compaiono in nessun preventivo |
In questo mercato ci sono due modi di vendere: tariffa pubblica e preventivo su misura. Se un fornitore non pubblica il prezzo, chiedetelo per iscritto con il vostro numero di dipendenti prima della seconda riunione. Il prezzo che compare alla fine del processo è sempre peggiore di quello che compare all'inizio.
La prova che decide davvero
Una dimostrazione mostra il prodotto del fornitore. Una prova sul campo mostra la vostra azienda. Impostatela così, e in una sola sede.
01
Una sede vera, con il suo turno di notte
Non la direzione. La prova va fatta dove sta il problema, perché è lì che la distribuzione delle iscrizioni fallirà.
02
Due settimane e due comunicazioni vere
Il piano turni e qualcosa che l'organico voglia leggere. Niente messaggi di prova.
03
Un numero alla fine
Quale percentuale di quella sede si è iscritta e quale percentuale ha visto le comunicazioni. Quella coppia di numeri è tutta la valutazione.
04
Una domanda a cinque persone del turno di notte
Se è arrivata e se rientrerebbero. Cinque conversazioni di due minuti valgono più del sondaggio di soddisfazione del fornitore.
E confrontate prova contro prova se siete indecisi fra due strumenti. Se confrontate una prova con una dimostrazione, vince sempre la dimostrazione, perché in una dimostrazione non c'è nessuno che non si iscrive.
Segnali d'allarme
- La dimostrazione gira con dati inventati e non vi lasciano aprire un account di prova con i vostri.
- «È tutto configurabile». Di solito vuol dire che niente è risolto di serie e che la configurazione la farete voi.
- Non c'è un prezzo pubblico né un preventivo scritto fino alla terza riunione.
- Pressione per firmare a tre anni con uno sconto che scade venerdì.
- Non sanno dire che cosa il loro strumento non fa.
- Il caso di successo che vi mostrano è di un'azienda di uffici, mentre il vostro problema è in produzione.
- L'analisi che mostrano misura impression e «mi piace» invece delle persone raggiunte.
- Nessuno del fornitore chiede quante persone del vostro organico non hanno un'e-mail. Se non lo chiedono, non è un loro problema e diventerà il vostro.
Che cosa portare alla riunione interna
Quando la decisione sale alla direzione, il confronto fra funzionalità non convince nessuno: tutti gli strumenti hanno bacheca, sondaggi e documenti. A decidere sono altre quattro cose.
- Il costo annuale totale, moduli compresi, per il vostro organico reale.
- Il risultato della prova: percentuale di iscrizioni e di copertura in una sede precisa.
- La risposta alla domanda della RSU, già preparata e per iscritto.
- Che cosa succede ai dati alla fine del contratto.