Perché esistono e perché funzionano
Cominciamo dall'ovvio: funzionano. Il messaggio arriva, si legge in cinque minuti e le persone rispondono. Nessuno strumento aziendale scelto in una riunione di direzione ottiene questo il primo mese.
E funzionano perché soddisfano le due condizioni che quasi nessuna alternativa soddisfa: stanno sul telefono che la persona ha già addosso e non c'è da iscriversi a niente. Se la vostra alternativa non soddisfa entrambe, le persone torneranno al gruppo nella prima settimana.
Quindi la domanda non è come vietarli. Vietarli non funziona: l'unico risultato è che il gruppo diventa un gruppo senza i responsabili dentro, che è peggio per tutti. La domanda è che cosa deve uscire da lì.
I quattro problemi reali
01
Il numero personale di tutto l'organico
Un numero di telefono è un dato personale. Quando è l'azienda a organizzare il gruppo, sta trattando quei dati e per giunta li sta rendendo visibili a tutti gli altri partecipanti, che non è la stessa cosa che tenerli in una scheda. Lì bisogna saper rispondere su quale base giuridica lo si fa e che cosa è stato detto alla persona.
02
L'orario
Il messaggio arriva alle undici di sera e suona. Si può silenziare, ma l'aspettativa che venga letto resta, ed è esattamente quell'aspettativa che il diritto alla disconnessione punta a mettere in ordine.
03
Non resta una prova utilizzabile
Un messaggio letto da trenta persone non documenta niente: né chi l'ha ricevuto, né quando, né quale versione del documento stesse circolando. Il giorno in cui serve la prova, non c'è.
04
Lo storico se ne va con chi se ne va
Il gruppo vive sul telefono del capoturno. Quando quella persona cambia sede o lascia l'azienda, si porta via il canale intero e va ricostruito da zero.
Ce n'è un quinto, meno evidente e piuttosto corrosivo: quello che si decide nel gruppo non esiste per chi non c'è dentro. Chi è a riposo, chi è in malattia o chi è appena entrato si perde accordi che poi vengono dati per noti.
Si può obbligare qualcuno a stare nel gruppo?
È la domanda che arriva prima o poi, di solito quando qualcuno si rifiuta di dare il proprio numero. Non la risolviamo qui, perché dipende dal vostro CCNL, dalla vostra politica interna e dal caso concreto, e questo non è un parere legale. Quello che si può dire è quale sia il quadro da guardare.
Stabilisce che ogni trattamento di dati personali ha bisogno di una base giuridica fra quelle che la norma stessa elenca, e disciplina a quali condizioni il consenso possa esserlo. In un rapporto di lavoro il consenso è una base fragile, proprio perché fra le due parti non c'è parità.
In Italia gli strumenti dai quali derivi anche solo la possibilità di controllare a distanza l'attività delle persone che lavorano vanno concordati con la rappresentanza sindacale oppure autorizzati in via amministrativa, e al personale va data un'informativa adeguata sulle modalità d'uso e sui controlli. È il quadro in cui rientra anche l'uso di un'app di messaggistica per fini aziendali.
È previsto espressamente dalla legge per il lavoro agile, che chiede di individuare i tempi di riposo e le misure che garantiscono la disconnessione dagli strumenti di lavoro. Fuori da lì le modalità le fissano il CCNL applicato, un accordo con la rappresentanza sindacale o una politica interna dell'azienda.
Che cosa deve uscire dal gruppo, e che cosa può restarci
| Tipo di messaggio | Dove dovrebbe stare |
|---|---|
| «Qualcuno mi cambia il sabato?» | Può restare. È coordinamento fra colleghi |
| «Domani si entra alle 6, non alle 7» | Canale aziendale: riguarda l'orario e deve restare per iscritto |
| Foto del nuovo piano turni | Canale aziendale, al suo posto e nella versione giusta |
| Procedura di sicurezza in PDF | Canale aziendale, con conferma di lettura |
| «Quello della linea 3 è rotto, non usatelo» | Canale aziendale, segmentato a quella linea |
| Auguri, foto della cena, meme | Che restino. È quello il collante della squadra |
Il confine è facile da spiegare in una riunione con i capiturno: se quello che stai per mandare riguarda l'orario, la sicurezza o la retribuzione, non passa dal gruppo. Tutto il resto, dove volete.
Come si fa il passaggio senza vietare niente
01
Non annunciate che i gruppi finiscono
Annunciate dove starà d'ora in poi il piano turni. Un posto preciso, una cosa precisa, e che sia qualcosa di cui le persone hanno davvero bisogno.
02
Portate per primo quello che le persone cercano
Piano turni, calendario, buste paga, cambi di turno. Quando quelle cose stanno solo sul canale nuovo, le persone entrano da sole. Le comunicazioni istituzionali arrivano dopo.
03
I capiturno, dentro e con il permesso di pubblicare
Se il capoturno deve chiedere il permesso alla direzione per segnalare un guasto, continuerà a usare il gruppo, e avrà ragione. Dategli il permesso di pubblicazione nella sua sede.
04
Lasciate stare il gruppo
Quando le cose importanti staranno da un'altra parte, il gruppo resterà con quello che avrebbe sempre dovuto essere: coordinamento fra colleghi e battute. Quello non è un problema per nessuno.
Un avviso onesto sui tempi: questa cosa impiega fra i due e i tre mesi ad assestarsi, e in quel periodo i due canali convivranno. Chiunque vi prometta che l'organico abbandona il gruppo in due settimane non ha mai avviato una cosa del genere in uno stabilimento.
E sostituire WhatsApp con una chat aziendale?
Si può, e molti strumenti di comunicazione interna hanno una chat. Ma conviene entrarci con le aspettative giuste: una chat aziendale compete con un'applicazione che l'organico tiene già aperta tutto il giorno, e quel confronto è duro.
Dove vince chiaramente: quando serve scrivere a un collega di un'altra sede di cui non si ha il numero, o quando la conversazione deve restare dentro l'azienda. Dove non vince: nel coordinamento informale quotidiano fra persone che si vedono in faccia nello spogliatoio.
Il nostro consiglio, e va contro il nostro interesse commerciale: partite dalla bacheca e dai documenti, che è dove il problema è reale e il miglioramento è evidente. La chat, se la volete, attivatela dopo, quando le persone entrano già di loro iniziativa.