La regola che mette in ordine tutto il resto
Se l'organico lo viene a sapere prima da un'altra parte, non state più comunicando: state smentendo. E smentire costa il triplo, perché da quel momento ogni frase viene letta cercando quello che non si dice.
Da lì discende tutto il resto: la fretta di preparare i materiali, l'ordine degli avvisi e la decisione di non aspettare di avere tutto chiuso. In queste situazioni si comunica prima di avere tutte le risposte, dicendo con chiarezza quali ancora non ci sono.
L'ordine degli avvisi
L'ordine non è una questione di cortesia. In diversi di questi casi la legge italiana fissa obblighi di informazione e di confronto con la rappresentanza sindacale, e saltarli invalida l'intera procedura.
È retto da una procedura di legge che impone una comunicazione preventiva e scritta alle rappresentanze sindacali e alle organizzazioni di categoria, con l'indicazione dei motivi, del numero e dei profili delle persone interessate, e l'apertura di un esame congiunto prima di qualsiasi decisione. Le soglie che fanno scattare la procedura e i termini li verifica il vostro consulente del lavoro.
I margini entro cui l'azienda può cambiare mansione, sede o orario sono fissati dal codice civile e dal CCNL applicato, e i cambiamenti che riguardano un gruppo di persone passano di regola dal confronto con la rappresentanza sindacale. Che cosa richieda il vostro caso lo dice il CCNL applicato.
Il trasferimento di un'azienda o di un suo ramo comporta la continuità dei rapporti di lavoro e obbliga chi cede e chi acquista a informare per iscritto e in anticipo le rappresentanze sindacali sulla data prevista, sui motivi, sulle conseguenze per il personale e sulle misure previste. Su richiesta si apre un esame congiunto.
I diritti di informazione e consultazione della rappresentanza sindacale sull'andamento dell'azienda, sulle decisioni che possono comportare rilevanti cambiamenti dell'organizzazione del lavoro e sui provvedimenti che incidono sull'occupazione nascono dal CCNL applicato e dalla normativa che recepisce in Italia la direttiva europea in materia.
Con questo chiaro, l'ordine abituale è questo, e la distanza fra un passaggio e l'altro si misura in ore, non in giorni.
01
1. Rappresentanza sindacale
Con la documentazione in mano e nei termini che la norma applicabile al vostro caso stabilisce. È il passaggio che rende legittimo tutto il resto.
02
2. Quadri intermedi e responsabili di sede
Un'ora prima dell'organico, con il messaggio e con le domande e risposte già scritte. Un capoturno che lo viene a sapere insieme alla sua squadra non può reggere la conversazione che arriva dopo, ed è quella conversazione a contare davvero.
03
3. Organico, tutti insieme
Lo stesso testo per tutti, nello stesso momento, turni che non sono in sede compresi. È qui che il sistema di sempre crolla: se si fa in una riunione in presenza, il turno di notte lo viene a sapere otto ore dopo suo cognato.
04
4. Persone direttamente interessate
Una per una e con il proprio nome, nel colloquio che serve e mai da un canale collettivo. Che sappiano dall'avviso generale che quel colloquio ci sarà, e quando.
05
5. Fuori dall'azienda
Clienti, fornitori, stampa. Dopo, sempre dopo. Che un fornitore lo sappia prima dell'organico è una di quelle cose che non si dimenticano.
Il giorno e l'ora
- Mai un venerdì pomeriggio. Lascia all'organico un fine settimana intero con la notizia e senza nessuno a cui chiedere, e restituisce il lunedì un'azienda intera che parla di voci di corridoio.
- Mai la vigilia di un ponte o della chiusura per ferie.
- Di prima mattina, e nel punto del ciclo dei turni in cui c'è più gente in sede o in entrata.
- Con l'agenda dei responsabili libera per le quattro ore successive. Il giorno in cui comunicate questa cosa, le loro riunioni si annullano.
- Con un canale di domande aperto dal primo minuto, non «da domani».
Nelle aziende a turni c'è poi un problema senza soluzione perfetta: qualcuno lo leggerà a casa, perché è a riposo. Pubblicarlo su un canale in cui quella persona può entrare è meglio che lasciare che glielo racconti un collega, anche se non è la forma ideale.
Che cosa si dice, e in che ordine
Il testo va al sodo e risponde nell'ordine in cui le persone si fanno le domande. Niente paragrafi sullo scenario competitivo prima di dire che cosa sta succedendo.
01
Che cosa è successo
In una frase, con la parola che gli corrisponde. Se è una procedura di licenziamento collettivo si dice «licenziamento collettivo»; se è cassa integrazione si dice «cassa integrazione». Gli eufemismi si leggono per quello che sono e affondano la credibilità di tutto il resto del testo.
02
Chi riguarda e chi no
Se ancora non si sa, si dice che ancora non si sa e quando si saprà. L'assenza di questo paragrafo è quello che riempie di voci i gruppi di messaggistica nelle due ore successive.
03
Che cosa non cambia
Buste paga, turni, sedi che restano come sono. È informazione vera ed è quello che abbassa la temperatura.
04
Che cosa succede adesso e quando
Le date della procedura: quando si apre l'esame congiunto, quando ci saranno informazioni nuove. Un calendario, anche provvisorio, mette ordine nell'incertezza.
05
Dove si fanno le domande
Una persona, un canale e un orario. E la rappresentanza sindacale, con i suoi riferimenti, senza doverli cercare.
I quadri intermedi sono il canale, non il megafono
La maggior parte di questa comunicazione non avviene nel comunicato: avviene nelle conversazioni dei giorni successivi, nello spogliatoio e in sala pausa. Chi le regge è il capoturno.
- Date loro il messaggio prima, con il tempo di leggerlo e di fare domande.
- Date loro un foglio di domande e risposte, comprese quelle che ancora non hanno risposta e che cosa si dice in quel caso.
- Ditegli esplicitamente che cosa possono raccontare e che cosa no. Il dubbio li paralizza e il silenzio viene interpretato come conferma del peggio.
- Date loro un posto dove fare domande a loro volta, separato dal canale generale. I loro dubbi non possono essere risolti davanti alla squadra.
- E non chiedete loro di difendere la decisione. Basta che la spieghino bene.
Quello che viene dopo, dove si decide la credibilità
L'errore più comune non è il primo comunicato: è il silenzio delle tre settimane successive. L'organico lo interpreta come se ci fosse qualcosa che non viene raccontato, e quasi sempre ha ragione a metà.
01
Cadenza fissa
Un aggiornamento settimanale, sempre lo stesso giorno, anche quando l'aggiornamento è «questa settimana non ci sono novità e il prossimo incontro è giovedì». Viene letto, e regge la fiducia.
02
Domande a cui si risponde in chiaro
Raccogliete quelle che arrivano e rispondete dove le vedono tutti. Rispondere in privato moltiplica il lavoro e alimenta la sensazione di trattamento diseguale.
03
I commenti
Se il vostro canale permette di commentare, la tentazione è chiuderli. Chiuderli senza spiegare perché è peggio che lasciarli aperti. Se si chiudono, si dice perché e dove si può chiedere invece.
04
La chiusura
Quando la procedura finisce, si comunica che è finita e con quale esito. Le procedure che si spengono senza un finale lasciano l'organico ad aspettare la seconda parte per mesi.