Una federazione e trenta case: come si mette in ordine il canale

In un'azienda, chi scrive e chi legge stanno dentro la stessa casa. In una federazione, in un ordine professionale con le sue circoscrizioni, in una catena in franchising o in un gruppo con società partecipate, no: fra la sede centrale e la persona che se ne deve accorgere c'è un'altra organizzazione, con la sua direzione, il suo criterio e il suo lunedì complicato.

Quella persona in mezzo non è un cattivo professionista. È qualcuno che riceve venti e-mail della federazione al mese, che deve decidere quali interessino alla sua casa e che inoltra quando ci riesce. Il messaggio arriva tardi, arriva riassunto, oppure arriva con una sfumatura che non c'era. E dalla sede centrale nessuno dei tre casi si vede.

• Si perde nella casella di chi lo riceve, che è in ferie e non ha avvisato nessuno.
• Si perde nel passaggio: il direttore lo riassume in due righe e toglie proprio quella con la scadenza.
• Si perde nella discesa: lo inoltra ai quattro del consiglio e non ai venti che lavorano lì.
• Si perde nel tempo: parte dalla sede centrale il martedì e arriva alla gente il venerdì, quando la scadenza era il giovedì.

Quasi tutte le federazioni hanno un solo canale —l'e-mail alle direzioni— e da lì mandano tutte e tre le cose. Per questo la direzione finisce per filtrare: non riesce a distinguere quello che tocca a lei decidere da quello che doveva soltanto inoltrare.

La riga che quasi mai esiste è la seconda, ed è quella che risolve il problema dell'inizio: la sede centrale può parlare alla gente senza chiedere il permesso a nessuno. Non sostituisce la prima —quello che la direzione deve decidere si continua a dire alla direzione— ma la alleggerisce di quello che doveva soltanto inoltrare.

E la terza è quella che decide se la cosa vive o si spegne. Un canale dove parla solo la sede centrale si legge per tre settimane. Quello che fa entrare la gente tutti i giorni sono le cose di casa propria, non quelle della federazione.

Questa è la conversazione da fare prima di montare qualsiasi cosa, ed è quella che non fa nessuno. Gli enti di una federazione non sono filiali: competono fra loro per lo stesso contributo, per gli stessi inserzionisti o per gli stessi soci, e sono gelosi della propria gente con tutte le ragioni del mondo.

Se la prima schermata che vede un ente è un elenco con i soci degli altri ventinove, non ci rientra più e per giunta si ritrova un problema di protezione dei dati che gli ha creato la sede centrale. Quindi il patto si scrive prima, in mezza pagina, e si approva in consiglio.

• Se l'elenco delle persone di un ente lo vedono gli altri. La risposta ragionevole è no.
• Se la sede centrale vede l'elenco di tutti. La risposta onesta è sì, perché la sede centrale amministra e paga; conviene dirlo ad alta voce e non lasciarlo scoprire.
• Se quello che un ente pubblica per la sua gente lo vede la sede centrale. Qui non valgono le mezze misure: o si dice di sì e ci si assume la cosa, o si cerca un altro montaggio.
• Chi può scrivere a nome della federazione, con nome e cognome, e chi no.
• Che cosa succede ai contenuti di un ente il giorno in cui esce dalla federazione.

Quello che tiene vivo un ente nel canale non è avere un account: è che qualcuno di lì pubblichi. E quel qualcuno deve esistere prima di cominciare, non cercarsi dopo.

1. 01

   Chiedetelo per iscritto a ogni ente, con una scadenza

   Un nome e un sostituto per casa, in un'e-mail alla direzione con una data. Gli enti che non rispondono in due settimane sono esattamente quelli che resteranno spenti, ed è meglio saperlo prima di aprire che dopo.

2. 02

   Che non sia sempre la direzione

   La direzione è quella che ha meno tempo e che filtra di più. Di solito funziona meglio chi porta avanti il quotidiano: chi cura la programmazione, la coordinatrice del locale, la persona dell'amministrazione che conosce tutti.

3. 03

   Dategli comando solo in casa sua

   Che possa registrare la sua gente, pubblicare per lei e ordinarla, e che non veda né gestisca quella degli altri. È quello che fa prendere la cosa come propria all'ente invece che come un obbligo della sede centrale.

4. 04

   Riuniteli una volta, mezz'ora, tutti insieme

   Una sola sessione con le trenta persone, mostrando quello che dovranno fare e non lo strumento intero. E registratela: metà non potrà esserci, e quella metà è poi quella che non pubblica.

5. 05

   Mettete una data per verificare chi pubblica

   Dopo due mesi, guardate ente per ente chi ha pubblicato qualcosa. Con l'elenco davanti, due telefonate sistemano quello che sei e-mail generali non sistemano.

Chiedete alla sede centrale quante persone ci sono in totale negli enti. La risposta sarà un foglio di calcolo di otto mesi fa, e non è colpa di nessuno: gli ingressi e le uscite avvengono in ogni casa, non nella sede centrale, e non c'è modo che la sede centrale lo venga a sapere se non glielo racconta qualcuno.

La soluzione non è chiedere l'elenco ogni trimestre —quello si è già provato e si risponde tardi e male—, ma smettere di tenerlo nella sede centrale. Se ogni casa registra la sua gente quando entra, l'anagrafe diventa un effetto secondario del fatto che lo strumento si usi.

• L'iscrizione la fa l'ente, non la sede centrale. Un codice attaccato alla bacheca della casa, e ogni persona entra con il proprio telefono.
• La cessazione uguale: chi sa chi se n'è andato è chi sta lì.
• La sede centrale non insegue il dato, lo guarda. E se un ente sta un anno senza muovere nessuno, anche quella è un'informazione.
• Se paga la sede centrale, ripartisce i posti: ogni casa ha i suoi e ne chiede altri quando le servono. È il modo più semplice perché la spesa non cresca senza che nessuno l'abbia deciso.

Sembra un dettaglio di forma e decide le adozioni. Uno strumento che sulla prima schermata chiama «dipendenti» i soci di un ente e «sede di lavoro» Radio Valtrompia sta dicendo da solo che è pensato per altri, e chi lo apre lo nota in quattro secondi.

• Le case: emittenti, filiali, circoscrizioni, sedi, locali o club. Mai «sedi di lavoro», che per giunta può essere falso.
• La gente: soci, membri, iscritti all'albo, professionisti, volontari o collaboratori. «Dipendente» solo per chi prende soldi da voi.
• I gruppi trasversali: commissioni, sezioni o gruppi di lavoro, non «reparti».
• Quello che manda la sede centrale: circolare, comunicazione o avviso, con la parola che usate già nei vostri verbali e non una nuova.

Scrivete le quattro parole su una riga prima di cominciare e usatele dappertutto: sul cartello dell'iscrizione, nella sessione con i responsabili e nello strumento stesso se si può cambiare. Costa zero e risparmia metà delle domande del primo mese.

Una federazione misura in modo diverso da un'azienda, e conviene averlo chiaro prima di mostrare il primo pannello in un consiglio. Qui non si sta valutando un lavoratore: si sta guardando se il canale arriva, e la differenza deve vedersi in quello che si guarda e in come lo si racconta.

• Guardate per gruppi, non per persona. «Questo gruppo l'ha aperta al 30 %» è un dato del canale; «il tale non l'ha aperta» è un'altra cosa e non serve a niente. E decidete presto qual è il gruppo che vi interessa —la casa, la commissione, la provincia—, perché da quello dipende come montate la struttura fin dall'inizio.
• Guardate chi pubblica, non quanto. Una casa che pubblica una cosa a settimana è viva; una che ne pubblica quindici a marzo e niente ad aprile, no.
• Confrontate ogni ente con se stesso, non con gli altri. Una classifica delle case in un consiglio fa sganciare le ultime tre.
• E dite in anticipo che cosa si guarda e chi lo vede. Un pannello che compare senza preavviso in un consiglio si legge come sorveglianza anche quando non lo è.