Piano di inserimento in stabilimento: che cosa deve succedere la prima settimana

Quasi tutti i primi giorni andati male nascono da qui: la persona arriva e nessuno sapeva che sarebbe arrivata. È un problema di coordinamento fra chi assume e chi riceve, e si risolve con un elenco.

• Chi la accoglie, con nome e cognome, e che cosa succede se quel giorno è assente. Un sostituto c'è sempre.
• Armadietto assegnato, indumenti da lavoro della sua taglia e dispositivi di protezione individuale della mansione.
• La postazione e il turno precisi della prima settimana, non «poi vediamo».
• L'iscrizione al canale di comunicazione interna, o il codice con cui si iscriverà da sola il primo giorno.
• La squadra con cui lavorerà, avvisata. Anche solo con una frase al cambio turno del giorno prima.
• La documentazione da consegnarle e farle firmare, pronta e nella versione in vigore.

Il primo giorno non serve a raccontare la storia dell'azienda. Serve a mettere la persona in condizione di funzionare da sola domani. La storia dell'azienda si racconta la seconda settimana, quando si riesce ad ascoltarla.

1. 01

   Il giro fisico

   Spogliatoi, mensa, cassetta di primo soccorso, uscite di emergenza, dove si timbra, dov'è la sua postazione e dov'è il suo capoturno. Mezz'ora a piedi vale più di qualsiasi presentazione.

2. 02

   La formazione sulla sicurezza della sua mansione

   Rischi concreti di quello che farà, dispositivi di protezione e che cosa si fa se succede qualcosa. È un obbligo di legge ed è anche l'unica cosa della giornata che può evitare un infortunio già quella settimana.

3. 03

   Le quattro persone che deve conoscere

   Il suo capoturno, il suo referente, chi si occupa delle buste paga e chi è l'RLS della sua sede. Con il nome e con la faccia, non con un organigramma.

4. 04

   La consegna della documentazione

   Quello che va firmato si firma il primo giorno, non quando qualcuno se ne ricorda. E resta registrato con la versione di ogni documento.

5. 05

   Il canale di comunicazione interna

   Che entri davanti a voi e verifichi che funziona sul suo telefono. Un'iscrizione rimasta in sospeso il primo giorno non si fa più.

Chiedete a chiunque sia in una sede da due mesi che cosa gli sarebbe piaciuto sapere il primo giorno. Escono sempre le stesse tre, e nessuna sta nel manuale di benvenuto.

1. 01

   Come si chiede un cambio turno

   A chi si dice, con quanto anticipo e se il sostituto va trovato da soli. È la prima pratica che dovrà fare ed è quella che genera più malintesi.

2. 02

   Chi si avvisa se non si riesce a venire

   Un numero preciso, da che ora e che cosa succede con il certificato di malattia. Questo si spiega il primo giorno oppure si impara il giorno in cui serve, male e con un dispiacere.

3. 03

   Come si legge la busta paga

   Indennità di turno, maggiorazioni per lavoro notturno e festivo e come compaiono. Una spiegazione di cinque minuti risparmia tre visite all'amministrazione e parecchia diffidenza.

Mettete tutte e tre per iscritto in un posto in cui la persona possa tornare da sola. Spiegate a voce il primo giorno si dimenticano, perché il primo giorno non si trattiene quasi niente.

La figura che cambia di più l'inserimento in uno stabilimento non sono le risorse umane: è la persona dello stesso turno a cui viene affidato l'accompagnamento. In molte aziende si chiama tutor, affiancatore o referente. Il nome non conta; quello che conta è che esista e che sappia di esserlo.

• Che le venga chiesto in anticipo e che possa dire di no. Un referente obbligato non accompagna, sopporta.
• Che abbia tempo vero: non si può affiancare qualcuno e centrare lo stesso obiettivo di produzione di sempre.
• Che sia dello stesso turno. Un referente del turno del mattino non serve a niente a chi entra di notte.
• Che duri un mese, non un pomeriggio. La maggior parte dei dubbi arriva nella seconda e nella terza settimana.
• Che qualcuno gli chieda a fine settimana come è andata. È il miglior termometro che avrete.

E una cosa che non costa niente: presentate la persona nuova sul canale di comunicazione interna della sede, con il suo nome, la sua mansione e il suo turno. È il modo più economico perché venti persone la riconoscano nello spogliatoio il giorno dopo.

Nella ristorazione, nel retail e nelle RSA molte persone cominciano proprio quando gli uffici sono chiusi. Se il vostro piano di inserimento funziona solo dal lunedì al venerdì mattina, non è un piano: è un'eccezione.

• Tutto il materiale di benvenuto deve essere disponibile senza che nessuno debba aprire niente: sul canale interno, raggiungibile dal telefono.
• La formazione sulla sicurezza deve poterla fare il responsabile di quel turno, con lo stesso contenuto.
• Qualcuno delle risorse umane telefona o scrive il primo giorno lavorativo utile. Non dopo una settimana.
• Il codice di iscrizione al canale interno deve stare nella cartellina della sede, non nella posta di una persona in direzione.

Dopo un mese, una conversazione di quindici minuti e una domanda scritta. Non un sondaggio da venti domande: una.

«Che cosa ti sarebbe servito sapere la prima settimana e non ti ha raccontato nessuno?». Le risposte a quella domanda, raccolte per un anno, sono il miglior piano di inserimento che riuscirete a scrivere, e non costa niente.

Se le raccogliete per iscritto e in forma anonima avrete anche qualcosa che serve a un altro scopo: individuare quale sede o quale turno ha un problema di inserimento prima che diventi un problema di turnover.