Implementazione
Quanto ci vuole, chi lo mette in piedi e che cosa dovete mettere voi
Non c'è un progetto di implementazione, né un costo di attivazione, né qualcuno dell'IT che colleghi qualcosa. È un vantaggio ed è anche un peso: il lavoro lo fate voi, e sono quattro settimane di ritagli di tempo, non un dispiegamento.
Requisiti
Quello che serve dalla vostra parte
Nessuno dei tre è tecnico, e il primo vale per gli altri due.
Una persona che pubblichi
Non serve un reparto comunicazione. Serve qualcuno con nome e cognome che pubblichi due volte a settimana nei primi due mesi. Se questa persona non esiste, lo strumento si spegne da solo, che sia il nostro o un altro qualsiasi.
L'elenco delle sedi e dei reparti
Come li avete —in testa o su un foglio di calcolo— non importa. Si creano a mano in poco tempo e sono la base di tutta la segmentazione che viene dopo: una pubblicazione va a tutta l'azienda, a reparti precisi o a sedi precise.
Un modo per distribuire il codice
La bacheca dello spogliatoio, il cambio turno, il foglio della busta paga o il capoturno di ogni sede. Quello che già funziona per dirvi le cose fra di voi, funziona anche per questo.
Se ci sono enti aderenti
Che cosa cambia quando chi firma non è il datore di lavoro
Una federazione con trenta emittenti, un ordine professionale con le sue circoscrizioni o una catena con quaranta affiliati non può distribuire i codici dalla sede centrale: nelle trenta case non ci mette piede. Il calendario è lo stesso, ma ci sono quattro cose da fare prima che, se non si fanno, lasciano fuori metà delle persone.
Un responsabile per casa, chiesto per iscritto
Un nome e un sostituto per ogni ente, con una scadenza. Le case che non rispondono in due settimane sono esattamente quelle che resteranno spente, e conviene saperlo prima di aprire e non tre mesi dopo.
Il patto su chi vede che cosa, chiuso prima
Chi vede l'elenco delle persone di chi, e se la sede centrale vede quello che un ente pubblica per i suoi. La risposta onesta è che chi amministra l'organizzazione intera vede tutto. È la prima domanda che fa un ente e la peggiore da scoprire a metà strada.
Un codice per casa, distribuito dalla casa
Il cartello lo attacca chi sta lì, non la sede centrale. E se paga la sede centrale, si ripartiscono i posti: ogni ente ha i suoi e ne chiede altri quando gli servono, che è l'unico modo perché la spesa non cresca senza che nessuno l'abbia deciso.
Le parole, scelte il primo giorno
Emittenti e soci, oppure circoscrizioni e professionisti, oppure locali e squadre. Si sceglie quando si crea l'account e si può cambiare dopo. Chiamare «dipendente» sulla prima schermata chi non prende soldi da voi è il modo più rapido perché non ci rientri più.
Calendario
Quattro settimane, cominciando da una sede
Si può aprire a tutta l'azienda il primo giorno, e a volte va bene. Ma se la distribuzione del codice va storta con duemila persone in una volta sola, per la prima impressione non c'è una seconda occasione.
- 1
Settimana 0 · Voi · mezza giornata
Montare l'account
Creare l'azienda, caricare il logo, scegliere il colore, inserire le sedi e i reparti e creare le comunità. Lo fa una persona in un pomeriggio. Qui non interviene nessuno dell'IT.
- 2
Settimana 1 · Voi · due ore
Una sola sede
Si genera il codice di quella sede, si distribuisce e si pubblicano le prime due comunicazioni. Una deve essere qualcosa che l'organico voglia leggere davvero —il piano turni, una notizia di casa—, non il benvenuto allo strumento.
- 3
Settimane 2 e 3 · Voi · un po' di tempo a settimana
Guardare il numero e allargare
Quante persone di quella sede hanno visto le comunicazioni. Se il numero è basso, il problema è la distribuzione del codice o il contenuto, e si sistema prima di allargare. Con un numero decente, si aprono le altre sedi.
- 4
Settimana 4 · Voi · una riunione
Decidere con dati vostri
Alla fine dei quindici giorni di prova avete una percentuale di lettura della vostra gente, per reparto. È quello che si porta in direzione, ed è un argomento migliore di qualunque cosa possiamo dirvi noi.
Iscrizioni
Come si iscrivono 2.000 persone
Con codici di invito, non con un file. Un amministratore genera un codice che porta già dentro il ruolo, il reparto e la sede, con un numero massimo di utilizzi —fino a cinquecento per codice— e una data di scadenza. Ogni persona lo inserisce dal proprio telefono e si crea l'account da sola, con la sua e-mail personale.
- Un codice per sede: la gente resta classificata dal primo minuto
- Cinque codici da 400 utilizzi coprono un organico di 2.000 persone
- Senza account aziendale, senza passare dall'IT e senza elenchi da mantenere
- Il codice scade, e si può revocare se è stato distribuito troppo
Dove si attacca il codice
- Sulla bacheca di sughero dell'ingresso e dello spogliatoio.
- Dettato dal capoturno al cambio turno.
- Stampato insieme alla busta paga del mese.
- Nella cartella di benvenuto del personale nuovo.
È a bassa tecnologia di proposito. Qualunque metodo che dipenda dall'avere sempre aggiornati l'e-mail o il telefono di duemila persone fallisce proprio con la gente a cui bisogna arrivare.
Senza scritte in piccolo
Quello che l'implementazione non include
Preferiamo che questo elenco si legga prima di firmare. Se una di queste sette è indispensabile per voi, ditelo alla prima riunione e vi diremo se è nel piano di lavoro o se non c'è.
- Importazione dell'organico da CSV o Excel. Le iscrizioni si fanno con i codici.
- Inviti per e-mail. Blastack non manda e-mail di nessun tipo.
- La sincronizzazione con il vostro gestionale HR esiste —SCIM 2.0, con attivazioni e disattivazioni automatiche— ma sta nel modulo «Identità aziendale», si sottoscrive a parte e si configura dopo: nella messa in funzione non entra.
- Il single sign-on sta in quello stesso modulo e parla OpenID Connect, non SAML 2.0. Se il vostro capitolato pretende SAML, quello non ce l'abbiamo.
- Nostri consulenti nei vostri stabilimenti, né laboratori in presenza.
- Migrazione di contenuti da un altro strumento.
- Recupero automatico della password: oggi bisogna scriverci se qualcuno la perde.
La parte difficile
Perché questi strumenti si spengono
Quasi mai cadono per la tecnologia. Cadono perché dopo due mesi non pubblica più nessuno.
Lo schema si ripete: si monta con entusiasmo, si pubblicano sei cose la prima settimana, poi la persona che se ne occupava ha un mese complicato, passano quindici giorni senza niente di nuovo e l'organico smette di entrare. Recuperare da lì costa più che cominciare.
L'unica cosa che lo evita è una cadenza minima e costante: due pubblicazioni a settimana nei primi due mesi, con un responsabile e un sostituto. Non serve che siano grandi comunicazioni; il piano turni, la foto di un lavoro finito e un compleanno sono già motivo sufficiente perché la gente entri.
Per questo l'analisi della copertura non è un ornamento: è l'allarme che avvisa che sta succedendo, con due settimane di margine per rimediare.
Cominciate da una sede e guardate il numero
Quindici giorni, senza carta. Se preferite vederlo con qualcuno davanti prima di toccare niente, richiedete una demo e ve la facciamo in videoconferenza.