Comecem pelo número, não pelas funcionalidades
Antes de olharem para qualquer ferramenta, escrevam dois números: a quantas pessoas é preciso chegar e quantas delas não têm e-mail da empresa. Esse segundo número decide metade da compra.
Se for pequeno, têm um problema de intranet e há vinte produtos que o resolvem, muitos deles já incluídos naquilo que pagam. Se for grande — e na indústria, no retalho, na logística, na limpeza ou nos lares costuma ser —, têm um problema de canal, e a maioria desses vinte produtos não vos vai servir por muito completa que seja a lista de funcionalidades.
As nove perguntas para cada fornecedor
01
Como se registam as pessoas sem e-mail da empresa?
Procurem uma resposta concreta: códigos, ligações, importação de ficheiro. E perguntem quem faz esse trabalho e quanto tempo demora com o vosso quadro de pessoal real.
02
É preciso instalar uma aplicação?
Se a resposta for que sim e não houver alternativa pelo navegador, contem com perder gente logo no primeiro passo. Perguntem o que acontece com os telemóveis antigos.
03
O que medem exatamente, e com que grão?
Peçam para ver o ecrã de análise com dados, não um diapositivo. E perguntem se o dado é agregado ou nominal, porque essa resposta vai ser-vos pedida pela comissão de trabalhadores.
04
Onde estão os dados e quem os trata?
País dos servidores, transferências para fora do Espaço Económico Europeu, subcontratantes ulteriores, contrato de subcontratação do artigo 28.º. Por escrito.
05
Quanto custa mesmo com o nosso quadro de pessoal?
Com todos os módulos que vos mostraram na demonstração ativados. O número que interessa é o anual completo, não a mensalidade por pessoa.
06
O que acontece no dia em que sairmos?
Quanto tempo de acesso há, como se recupera a informação, em que formato e quanto tempo demora a apagar tudo depois.
07
Quem o monta e quem o mantém vivo?
Se o fornecedor inclui acompanhamento e dinamização, ou se isso é convosco. As duas respostas são válidas; o que não vale é descobri-lo no segundo mês.
08
O que é que a vossa ferramenta não faz?
A pergunta mais útil da lista. Um fornecedor que não a saiba responder, ou que responda que faz tudo, está a dizer-vos algo importante sobre como vai ser a relação.
09
De que precisa do nosso departamento de sistemas?
Perguntem-no à frente de alguém dos sistemas. Uma integração com o diretório da empresa ou com o sistema de recursos humanos pode ser um projeto de meses.
Como se compara um preço a sério
Comparar mensalidades por pessoa não diz nada, porque cada fornecedor mete coisas diferentes lá dentro. Compara-se o custo anual com o vosso quadro de pessoal e com a configuração que vão mesmo usar.
| Rubrica | O que perguntar |
|---|---|
| Mensalidade base | O que entra exatamente e se há mínimo de licenças |
| Módulos | Quais dos que vos mostraram são pagos e quanto somam com o vosso quadro de pessoal |
| Arranque | Se há custo de implementação, formação ou consultoria, e se é obrigatório |
| Fidelização | Duração mínima, pré-aviso de cancelamento e revisão anual de preço |
| Ciclo de pagamento | Se pagar o ano adiantado sai mais barato, e o que acontece se ativarem ou retirarem alguma coisa a meio desse ano |
| Crescimento | O que acontece se o quadro de pessoal subir 20 % na época alta |
| Custo interno | As horas da pessoa que vai publicar todas as semanas. É real e não aparece em nenhum orçamento |
Neste mercado há duas formas de vender: tabela pública e orçamento à medida. Se um fornecedor não publicar preço, peçam-no por escrito com o vosso número de colaboradores antes da segunda reunião. O preço que aparece no fim do processo é sempre pior do que o que aparece no início.
O piloto que decide mesmo
Uma demonstração mostra o produto do fornecedor. Um piloto mostra a vossa empresa. Montem-no assim, e num único centro.
01
Um centro real, com o turno da noite dele
Não a sede. O piloto tem de ser feito onde está o problema, porque é aí que a distribuição dos registos vai falhar.
02
Duas semanas e dois comunicados a sério
A escala de turnos e algo que as pessoas queiram ler. Nada de mensagens de teste.
03
Um número no fim
Que percentagem desse centro se registou e que percentagem viu os comunicados. Esse par de números é a avaliação inteira.
04
Uma pergunta a cinco pessoas do turno da noite
Se lhes chegou e se voltariam a entrar. Cinco conversas de dois minutos valem mais do que o inquérito de satisfação do fornecedor.
E comparem piloto contra piloto se estiverem entre duas ferramentas. Comparar um piloto contra uma demonstração ganha-o sempre a demonstração, porque na demonstração não há ninguém que não se registe.
Bandeiras vermelhas
- A demonstração vai com dados inventados e não vos deixam criar uma conta de teste com os vossos.
- «Tudo é configurável.» Costuma significar que nada está resolvido de origem e que a configuração vão fazê-la vocês.
- Não há preço público nem orçamento por escrito até à terceira reunião.
- Pressão para assinar a três anos com um desconto que caduca na sexta-feira.
- Não sabem dizer o que é que a ferramenta deles não faz.
- O caso de sucesso que vos mostram é de uma empresa de escritório, quando o vosso problema é de produção.
- A análise que mostram mede impressões e gostos em vez de pessoas alcançadas.
- Ninguém do fornecedor pergunta quantas pessoas do vosso quadro de pessoal não têm e-mail. Se não perguntam, não é problema deles e vai ser o vosso.
O que é preciso levar à reunião interna
Quando a decisão sobe à direção, o comparativo de funcionalidades não convence ninguém: todas as ferramentas têm mural, inquéritos e documentos. O que decide são outras quatro coisas.
- O custo anual total, com módulos, para o vosso quadro de pessoal real.
- O resultado do piloto: percentagem de registos e de alcance num centro concreto.
- A resposta à pergunta da comissão de trabalhadores, já preparada e por escrito.
- O que acontece aos dados no fim do contrato.