Plano de acolhimento na produção: o que tem de acontecer na primeira semana

Quase todos os maus primeiros dias vêm daqui: a pessoa chega e ninguém sabia que ia chegar. É um problema de coordenação entre quem contrata e quem recebe, e resolve-se com uma lista.

• Quem a recebe, com nome, e o que acontece se nesse dia essa pessoa estiver de baixa. Há sempre um substituto.
• Cacifo atribuído, roupa de trabalho do tamanho certo e equipamento de proteção individual do posto.
• O posto e o turno concretos da primeira semana, não «logo se vê».
• O registo no canal de comunicação interna, ou o código com que se vai registar ela própria no primeiro dia.
• A equipa com quem vai trabalhar, avisada. Nem que seja uma frase na mudança de turno do dia anterior.
• A documentação que é preciso entregar-lhe e fazer assinar, preparada e na versão em vigor.

O primeiro dia não é para contar a história da empresa. É para que a pessoa consiga funcionar sozinha amanhã. A história da empresa conta-se na segunda semana, quando já se consegue ouvir.

1. 01

   O percurso físico

   Balneários, cantina, caixa de primeiros socorros, saídas de emergência, onde se pica o ponto, onde é o posto dela e onde está o chefe de turno. Meia hora a andar vale mais do que qualquer apresentação.

2. 02

   A formação de segurança do posto dela

   Riscos concretos daquilo que vai fazer, equipamentos de proteção e o que se faz se acontecer alguma coisa. É obrigação legal e é ainda a única coisa do dia que pode evitar um acidente nessa mesma semana.

3. 03

   As quatro pessoas que tem de conhecer

   O chefe de turno, o padrinho, quem trata dos vencimentos e quem é o representante dos trabalhadores para a SST do centro. Com nome e com cara, não com um organigrama.

4. 04

   A entrega da documentação

   O que é preciso assinar assina-se no primeiro dia, e não quando alguém se lembrar. E fica registado com a versão de cada documento.

5. 05

   O canal de comunicação interna

   Que entre à vossa frente e verifique que funciona no telemóvel dela. Um registo que fica pendente no primeiro dia nunca se faz.

Perguntem a qualquer pessoa que esteja há dois meses num centro o que gostaria de ter sabido no primeiro dia. Saem sempre as mesmas três, e nenhuma está no manual de acolhimento.

1. 01

   Como se pede uma troca de turno

   A quem se diz, com que antecedência e se é preciso encontrar substituto por si próprio. É a primeira coisa que vai precisar de tratar e a que mais mal-entendidos gera.

2. 02

   A quem se avisa se não se puder ir

   Um telefone concreto, a partir de que hora e o que acontece com a baixa médica. Isto explica-se no primeiro dia ou aprende-se no dia em que é preciso, mal e com um desgosto.

3. 03

   Como se lê o recibo de vencimento

   Subsídio de turno, acréscimo por trabalho noturno, trabalho em feriado e como aparecem no recibo. Uma explicação de cinco minutos poupa três idas à administração e uma boa dose de desconfiança.

Ponham as três por escrito num sítio a que a pessoa possa voltar sozinha. Explicadas de viva voz no primeiro dia esquecem-se, porque no primeiro dia não se retém quase nada.

A figura que mais muda o acolhimento num centro de produção não são os recursos humanos: é a pessoa do próprio turno a quem se atribui o acompanhamento. Em muitas empresas chama-se-lhe padrinho, tutor ou acompanhante. O nome é indiferente; o que importa é que exista e que saiba que o é.

• Que lhe seja pedido com antecedência e que possa dizer que não. Um padrinho obrigado não acompanha, tolera.
• Que tenha tempo real: não se pode acompanhar alguém e cumprir o mesmo objetivo de produção de sempre.
• Que seja do mesmo turno. Um padrinho do turno da manhã não serve de nada a quem entra de noite.
• Que dure um mês, e não uma tarde. A maioria das dúvidas aparece na segunda e na terceira semana.
• Que alguém lhe pergunte no fim da semana como correu. É o melhor termómetro que vão ter.

E uma coisa que não custa nada: apresentem a pessoa nova no canal de comunicação interna do centro, com o nome, o posto e o turno. É a forma mais barata de vinte pessoas a reconhecerem no balneário no dia seguinte.

Na restauração, no retalho e nos lares, muita gente começa precisamente quando os escritórios estão fechados. Se o vosso plano de acolhimento só funcionar de segunda a sexta de manhã, não é um plano: é uma exceção.

• Todo o material de acolhimento tem de estar disponível sem que ninguém o abra: no canal interno, acessível a partir do telemóvel.
• A formação de segurança tem de poder ser dada pelo responsável desse turno, com o mesmo conteúdo.
• Alguém dos recursos humanos telefona ou escreve no primeiro dia útil seguinte. Não daí a uma semana.
• O código de adesão ao canal interno tem de estar na pasta do centro, e não no e-mail de uma pessoa da sede.

Ao fim de um mês, uma conversa de quinze minutos e uma pergunta escrita. Não um inquérito de vinte perguntas: uma.

«O que é que precisava de ter sabido na primeira semana e ninguém lhe contou?» As respostas a essa pergunta, recolhidas ao longo de um ano, são o melhor plano de acolhimento que vão conseguir escrever, e sai de graça.

Se a recolherem por escrito e de forma anónima, ficam ainda com uma coisa que serve para outro fim: detetar que centro ou que turno tem um problema de acolhimento antes de se transformar num problema de rotatividade.