Porque é que metade do quadro de pessoal não tem e-mail, e porque é que dá-lo não resolve nada
Quem conduz um empilhador, atende uma caixa ou faz uma ronda de noite não tem um posto com ecrã. Não é uma carência: é que o trabalho dessa pessoa acontece noutro sítio. Uma conta de e-mail obriga a sentar-se, a entrar com uma palavra-passe que se usa uma vez por mês e a ler algo escrito para gente de escritório.
Por isso as empresas que dão e-mail a todo o quadro de pessoal acabam no mesmo ponto: contas criadas, caixas por abrir e a informação a circular exatamente como antes, de boca em boca. Resolveu-se a formalidade, não o problema.
Há ainda um efeito prático: enquanto a comunicação oficial for por e-mail, o pessoal da produção habitua-se a que o que é importante não lhe chega por um canal formal. E quando é mesmo preciso que chegue — uma mudança de procedimento, um aviso de segurança — não há nenhum sítio onde ir ver.
O que se usa hoje e o que falha em cada coisa
| Canal | Para que serve | Onde se parte |
|---|---|---|
| Quadro de cortiça | O obrigatório e o que tem de estar afixado | Lê-se se passarmos à frente. Ninguém sabe quem o viu, e o turno da noite entra por outra porta |
| O chefe de turno na mudança de turno | O urgente e o operacional | Cada um conta à sua maneira, e o que não cabe na mudança de turno desaparece |
| Grupo de WhatsApp | Avisos rápidos que chegam mesmo | Números pessoais, mensagens fora do horário, sem registo e o histórico vai-se com quem sai |
| Papel agrafado ao recibo de vencimento | O que tem mesmo de ficar registado | Chega uma vez por mês e não serve para nada urgente |
| E-mail da empresa | A parte de escritório | Não o abre quem não tem computador no posto |
O que salta à vista na tabela não é que falhem: é que nenhum responde à pergunta que interessa mesmo, que é quantas pessoas ficaram a saber. Num centro de duzentas pessoas, essa pergunta responde-se hoje ligando ao chefe de turno e confiando na intuição dele.
As três condições de um canal que funciona sem e-mail
01
Que o registo não dependa dos sistemas
Se para registar uma pessoa for preciso abrir-lhe uma conta no diretório da empresa, com rotatividade alta isso não se faz. O registo tem de poder ser feito pela própria pessoa em dois minutos, com algo que lhe deem em mão ou lhe ditem na mudança de turno.
02
Que se abra no telemóvel sem instalar nada
Uma aplicação que é preciso descarregar de uma loja, com uma conta e uma palavra-passe, perde metade do quadro de pessoal logo no primeiro passo. Uma ligação que abre no navegador do telemóvel, não.
03
Que se possa medir
Se não souberem que percentagem de cada centro viu um aviso, estão exatamente onde estavam com o quadro de cortiça, só que com um ecrã. O dado de alcance por centro e por departamento é a única coisa que transforma isto em gestão.
Como se regista gente que não está em nenhum diretório
Este é o ponto onde cai metade dos projetos, e quase nunca se fala dele na demonstração. Se o quadro de pessoal não tem conta da empresa, não há lista de onde puxar: é preciso registar cada pessoa de alguma maneira.
A forma que funciona em centros de produção e em lojas é o código de adesão. Um código por centro ou por departamento, com validade, que a pessoa introduz a partir do seu telemóvel e com o qual cria ela própria a conta. O código leva dentro a que centro e a que departamento pertence, por isso as pessoas ficam classificadas desde o primeiro dia sem que ninguém tenha de as arrumar depois.
- No quadro de avisos do balneário e junto ao relógio de ponto, em cartaz grande.
- Ditado na mudança de turno pelo chefe de turno, dois ou três dias seguidos.
- Impresso junto ao recibo de vencimento do mês.
- Na pasta de acolhimento de quem entra de novo, com o resto dos papéis do primeiro dia.
Convém ser realista quanto ao que isto não cobre. Uma importação a partir de um ficheiro de pessoal seria mais cómoda para o departamento, e muitas ferramentas — a Blastack incluída, hoje — não a têm. Em contrapartida, o código não depende de a lista de pessoal estar atualizada, o que numa empresa com rotatividade forte é um problema real.
O que é preciso deixar acordado antes de distribuir seja o que for
Um canal que chega ao telemóvel de todo o quadro de pessoal toca em três coisas que em Portugal não se despacham com um e-mail da direção: o uso do telemóvel pessoal, o horário de trabalho e os dados pessoais.
Protege a reserva da intimidade da vida privada dos trabalhadores e limita os meios de vigilância a distância no local de trabalho, que não podem ter por finalidade controlar o desempenho profissional de cada pessoa.
Reconhece à comissão de trabalhadores direitos de informação e de consulta sobre a organização do trabalho na empresa. A consulta faz-se antes de a decisão ser tomada e com tempo suficiente para que a comissão se possa pronunciar.
- Se se espera que as pessoas leiam isto dentro ou fora do turno. Por escrito, ainda que sejam quatro linhas.
- O que se regista de cada pessoa e o que não. A diferença entre um dado agregado por centro e uma confirmação de leitura nominal tem de se saber explicar.
- O que acontece a quem não quiser usar o seu telemóvel pessoal, e que alternativa há no centro.
- Quem pode publicar, e se os representantes dos trabalhadores vão ter o seu próprio espaço.
Isto não é aconselhamento jurídico e as obrigações concretas da vossa empresa são fixadas pela vossa assessoria jurídica e pelo vosso encarregado da proteção de dados. Mas levar isto falado à primeira reunião com a comissão de trabalhadores muda por completo a forma como o projeto é recebido.
E quem não tem telemóvel, ou não quer usar o seu?
É a objeção mais legítima de todas e convém ter a resposta preparada, porque vai sair no primeiro plenário.
Se a ferramenta funcionar num navegador, serve qualquer computador do centro, um tablet da sala de descanso ou um telemóvel da empresa se os houver. Alguns fornecedores vendem ainda ecrãs táteis para o balneário; outros não. Perguntem antes de assinar, porque muda o orçamento.
E se no vosso centro houver pessoas sem nenhum aparelho à mão e que não querem usar o seu, a saída honesta é a de sempre: o quadro de avisos físico fica para o que for obrigatório, e o canal digital cobre todos os outros. Um projeto que prometa cem por cento logo no primeiro mês está a prometer algo que não vai cumprir.