Porque é que existem e porque é que funcionam
Comecemos por reconhecer o óbvio: funcionam. A mensagem chega, lê-se em cinco minutos e as pessoas respondem. Nenhuma ferramenta da empresa das que se compram numa reunião de direção consegue isso no primeiro mês.
E funcionam porque cumprem as duas condições que quase nenhuma alternativa cumpre: está no telemóvel que a pessoa já traz consigo e não é preciso registar-se em nada. Se a vossa alternativa não cumprir essas duas, as pessoas voltam ao grupo na primeira semana.
Por isso a pergunta não é como proibi-los. Proibi-los não funciona: a única coisa que se consegue é que o grupo passe a ser um grupo sem as chefias lá dentro, o que é pior para toda a gente. A pergunta é o que tem de sair dali.
Os quatro problemas reais
01
O número pessoal de todo o quadro de pessoal
Um número de telefone é um dado pessoal. Quando a empresa organiza um grupo, está a tratar esses dados e ainda por cima a torná-los visíveis para todos os outros membros, o que não é o mesmo que tê-los numa ficha. Aí é preciso conseguir responder com que base jurídica se faz e o que se informou à pessoa.
02
O horário de trabalho
A mensagem chega às onze da noite e toca. Pode silenciar-se, mas a expectativa de que seja lida continua a existir, e é exatamente essa expectativa que o direito ao descanso pretende arrumar.
03
Não fica registo utilizável
Uma mensagem lida por trinta pessoas não comprova nada: nem quem a recebeu, nem quando, nem que versão do documento circulava. No dia em que a prova é precisa, não está lá.
04
O histórico vai-se com quem sai
O grupo vive no telemóvel do chefe de turno. Quando essa pessoa muda de centro ou sai da empresa, leva o canal inteiro e é preciso reconstruí-lo do zero.
Há um quinto, menos evidente e bastante corrosivo: o que se decide no grupo não existe para quem não está nele. Quem folga, quem está de baixa ou quem acabou de entrar perde acordos que depois se dão por sabidos.
Pode obrigar-se alguém a estar no grupo?
É a pergunta que chega mais cedo ou mais tarde, normalmente quando alguém se recusa a dar o número. Não a vamos resolver aqui, porque depende do vosso contrato coletivo, da vossa política interna e do caso concreto, e isto não é aconselhamento jurídico. O que se pode dizer é que enquadramento é preciso ver.
Estabelece que qualquer tratamento de dados pessoais precisa de uma base jurídica de entre as que a própria norma enumera, e regula em que condições o consentimento pode ser uma delas.
Protege a reserva da intimidade da vida privada do trabalhador, também quanto ao conteúdo e ao acesso a mensagens de natureza pessoal, e limita os meios de vigilância a distância no local de trabalho. As regras de utilização dos meios digitais da empresa escrevem-se com a participação dos representantes dos trabalhadores.
Prevê que o empregador se deve abster de contactar o trabalhador durante o período de descanso, salvo em situações de força maior. Entrou no Código do Trabalho com a revisão do regime do teletrabalho; até onde alcança fora dele é matéria para os vossos juristas.
O que tem de sair do grupo, e o que pode ficar
| Tipo de mensagem | Onde devia estar |
|---|---|
| «Alguém me troca o sábado?» | Pode ficar. É coordenação entre colegas |
| «Amanhã entramos às 6, não às 7» | Canal da empresa: afeta o horário e tem de ficar registado |
| Fotografia da escala de turnos nova | Canal da empresa, no sítio dela e com a versão certa |
| Procedimento de segurança em PDF | Canal da empresa, com confirmação de leitura |
| «O da linha 3 está avariado, não usem» | Canal da empresa, segmentado para essa linha |
| Parabéns, fotografias do jantar, memes | Que fiquem. É essa a cola da equipa |
A fronteira é simples de explicar numa reunião de chefes de turno: se o que vais mandar afeta o horário, a segurança ou o vencimento, não vai pelo grupo. Tudo o resto, onde quiserem.
Como se faz a transição sem proibir nada
01
Não anunciem que os grupos acabam
Anunciem onde vai passar a estar a escala de turnos. Um sítio concreto, uma coisa concreta, e que seja algo de que as pessoas precisam mesmo.
02
Levem primeiro o que as pessoas procuram
Escala de turnos, mapa de horário de trabalho, recibos de vencimento, trocas de turno. Quando isso só estiver no canal novo, as pessoas entram sozinhas. Os comunicados institucionais chegam depois.
03
As chefias, lá dentro e com autorização para publicar
Se o chefe de turno tiver de pedir autorização à sede para avisar de uma avaria, vai continuar a usar o grupo, e com razão. Deem-lhe autorização de publicação no centro dele.
04
Deixem o grupo em paz
Quando o que é importante estiver noutro sítio, o grupo fica com aquilo que sempre deveria ter sido: coordenação entre colegas e piadas. Isso não é problema para ninguém.
Um aviso honesto quanto aos prazos: isto demora entre dois e três meses a assentar, e durante esse período os dois canais vão conviver. Quem vos prometer que as pessoas abandonam o grupo em duas semanas nunca pôs isto a andar num centro de produção.
E substituir o WhatsApp por um chat da empresa?
Pode fazer-se, e muitas ferramentas de comunicação interna levam chat. Mas convém entrar com as expectativas ajustadas: um chat da empresa compete com uma aplicação que as pessoas já têm aberta o dia inteiro, e essa comparação é dura.
Onde ganha claramente: quando o que é preciso é escrever a um colega de outro centro cujo telefone não se tem, ou quando a conversa tem de ficar dentro da empresa. Onde não ganha: na coordenação informal do dia a dia entre pessoas que se veem no balneário.
A nossa recomendação, e vai contra o nosso interesse comercial: comecem pelo quadro de avisos e pelos documentos, que é onde o problema é real e a melhoria é evidente. O chat, se o quiserem, ativem-no depois, quando as pessoas já entrarem por si próprias.