Implementação
Quanto demora, quem o monta e o que têm de pôr vocês
Não há projeto de implementação, nem custo de arranque, nem ninguém dos sistemas de informação a ligar seja o que for. Isso é uma vantagem e também um encargo: o trabalho é vosso, e são quatro semanas de bocados soltos, não um projeto de instalação.
Requisitos
O que é preciso do vosso lado
Nenhuma das três é técnica, e a primeira vale pelas outras duas.
Uma pessoa que publique
Não é preciso um departamento de comunicação. É preciso alguém com nome e apelido que publique duas vezes por semana durante os dois primeiros meses. Se essa pessoa não existir, a ferramenta apaga-se sozinha, seja a nossa ou qualquer outra.
A lista de centros e departamentos
Tanto faz se os têm na cabeça ou numa folha de cálculo. Criam-se à mão num instante e são a base de toda a segmentação posterior: uma publicação vai para toda a empresa, para departamentos concretos ou para centros concretos.
Uma forma de distribuir o código
O quadro de avisos do balneário, a mudança de turno, a folha do recibo de vencimento ou o responsável de cada centro. O que já funcionar para dizerem as coisas uns aos outros, funciona para isto.
Se houver associadas
O que muda quando quem contrata não é o empregador
Uma federação com trinta rádios, uma ordem profissional com as suas secções regionais ou uma rede com quarenta franchisados não pode distribuir os códigos a partir da sede: não põe o pé nas trinta casas. O calendário é o mesmo, mas há quatro coisas que se fazem antes e que, se não se fizerem, deixam metade da gente sem entrar.
Um responsável por casa, pedido por escrito
Um nome e um substituto por associada, com prazo. As casas que não responderem em duas semanas são exatamente as que vão ficar apagadas, e convém sabê-lo antes de abrir e não três meses depois.
O acordo sobre quem vê o quê, fechado antes
Quem vê a lista de pessoas de quem, e se a sede vê o que uma casa publica para os seus. A resposta honesta é que quem administra a organização inteira vê tudo. É a primeira pergunta que uma associada faz e a pior de descobrir a meio do caminho.
Um código por casa, distribuído pela casa
O cartaz é afixado por quem está lá, não pela sede. E se a sede paga, repartem-se lugares: cada casa tem os seus e pede mais quando precisa, que é a única forma de a despesa não crescer sem ninguém o ter decidido.
As palavras, escolhidas no primeiro dia
Rádios e sócios, ou secções regionais e membros, ou lojas e equipas. Escolhe-se ao criar a conta e pode mudar-se depois. Chamar colaborador no primeiro ecrã a quem não recebe dinheiro vosso é a forma mais rápida de essa pessoa não voltar a entrar.
Calendário
Quatro semanas, a começar por um centro
Pode abrir-se a toda a empresa no primeiro dia, e às vezes corre bem. Mas se a distribuição do código falhar em duas mil pessoas ao mesmo tempo, não há segunda oportunidade para a primeira impressão.
- 1
Semana 0 · Vocês · meio dia
Montar a conta
Criar a empresa, carregar o logótipo, escolher a cor, registar os centros e os departamentos e criar as comunidades. É feito por uma pessoa numa tarde. Aqui não intervém ninguém dos sistemas de informação.
- 2
Semana 1 · Vocês · duas horas
Um único centro
Gera-se o código desse centro, distribui-se e publicam-se os dois primeiros comunicados. Um deles tem de ser alguma coisa que os colaboradores queiram mesmo ler —a escala de turnos, uma notícia da casa—, e não as boas-vindas à ferramenta.
- 3
Semanas 2 e 3 · Vocês · um bocado por semana
Olhar para o número e alargar
Quantas pessoas desse centro viram os comunicados. Se o número for baixo, o problema é a distribuição do código ou o conteúdo, e resolve-se antes de alargar. Com um número decente, abrem-se os restantes centros.
- 4
Semana 4 · Vocês · uma reunião
Decidir com dados vossos
No fim dos quinze dias de teste têm uma percentagem de leitura da vossa própria gente, por departamento. É isso que se leva à direção, e é melhor argumento do que qualquer coisa que nós vos digamos.
Adesões
Como aderem 2000 pessoas
Com códigos de convite, não com um ficheiro. Um administrador gera um código que já leva dentro o papel, o departamento e o centro, com um máximo de utilizações —até quinhentas por código— e uma data de validade. Cada pessoa introduz o código a partir do telemóvel e cria a conta ela própria, com o e-mail pessoal.
- Um código por centro: as pessoas ficam classificadas desde o primeiro minuto
- Cinco códigos de 400 utilizações cobrem um quadro de pessoal de 2000 pessoas
- Sem conta da empresa, sem passar pelos sistemas de informação e sem lista para manter
- O código caduca, e pode ser revogado se tiver sido distribuído a mais
Onde se cola o código
- No quadro de cortiça da entrada e do balneário.
- Ditado pelo responsável na mudança de turno.
- Impresso junto ao recibo de vencimento do mês.
- Na pasta de acolhimento de quem entra de novo.
É de baixa tecnologia de propósito. Qualquer método que dependa de ter o e-mail ou o telemóvel das duas mil pessoas em dia falha precisamente com a gente a quem é preciso chegar.
Sem letra pequena
O que a implementação não inclui
Preferimos que esta lista seja lida antes de assinarem. Se alguma destas sete for imprescindível para vocês, digam-no na primeira reunião e dizemos-vos se está no plano de trabalho ou se não está.
- Importação do quadro de pessoal a partir de CSV ou Excel. As adesões fazem-se com códigos.
- Convites por e-mail. A Blastack não envia e-mails de nenhum tipo.
- A sincronização com o vosso sistema de recursos humanos existe —SCIM 2.0, com adesões e saídas automáticas— mas vai no módulo de Identidade corporativa, contrata-se à parte e configura-se depois: não entra no arranque.
- O início de sessão único vai nesse mesmo módulo e fala OpenID Connect, não SAML 2.0. Se o vosso caderno de encargos exigir SAML, isso não temos.
- Consultores nossos nas vossas fábricas, nem sessões presenciais.
- Migração de conteúdos a partir de outra ferramenta.
- Recuperação automática da palavra-passe: hoje é preciso falar connosco se alguém a perder.
A parte difícil
Porque é que estas ferramentas se apagam
Quase nunca caem por causa da tecnologia. Caem porque ao fim de dois meses já não publica ninguém.
O padrão repete-se: monta-se com entusiasmo, publicam-se seis coisas na primeira semana, depois a pessoa que tratava disso tem um mês complicado, passam quinze dias sem nada de novo e os colaboradores deixam de entrar. Recuperar isso custa mais do que começar.
A única coisa que o evita é uma cadência mínima e sustentada: duas publicações por semana durante os dois primeiros meses, com um responsável e um substituto. Não é preciso que sejam grandes comunicados; a escala de turnos, uma foto de uma obra terminada e um aniversário já são motivo suficiente para as pessoas entrarem.
Por isso a análise de alcance não é um adorno: é o alarme que avisa de que isto está a acontecer, com duas semanas de margem para o resolver.
Comecem por um centro e olhem para o número
Quinze dias, sem cartão. Se preferirem vê-lo com alguém à frente antes de mexerem em seja o que for, peçam uma demonstração e fazemo-la por videoconferência.